¿Cómo hacer una Minuta de una reunión?

Las Minutas son las notas que se toman en una reunión, con la finalidad de dejar asentado en un documento toda la información que se revisó en la misma y los acuerdos a los que se llegaron, contando de ese modo con la misma información todos los participantes, permitiendo dar un mejor seguimiento a las acciones derivadas de la reunión.

Por ser un texto libre, en la Minuta no hay un formato estrictamente establecido o existe una libertad relativa en su elaboración, aun así debe de contar con algunos puntos indispensables :

  • Asistentes (si es que los hay)
  • Puntos a discusión (el tema de que se trata) Resoluciones o propuestas (conclusiones)
  • Firma de asistencia (Del responsable o de los participantes en su caso)

Como se observa en la foto, así cmo hay modelos de Minuta para constituir una empresa, mostramos en formato Word de una Minuta para planificar las reuniones. Es importante llevar un registro de los temas conversados y tratados en las reuniones para hacerles seguimiento. La Minuta incluye un campo para definir un responsable en cada acuerdo tomado.

Pasos para elaborar una Minuta de una reunión

  • Preparar una plantilla con antelación. La Minuta de cada reunión contendrá casi la misma información. Con una plantilla se tendrá un formato constante para una fácil referencia donde estará inscrito el tipo de reunión, la fecha, hora y lugar, el nombre del presidente o líder de la reunión y nombre del secretario (o sustitutos) y a lista de presentes y ausentes.
  • Llevar un cuaderno o una laptop. Hay que asegurarse que uno se sienta cómodo. Si se va a escribir la minuta con frecuencia, hay que asignar un cuaderno para este propósito o crear una carpeta en la computadora.
  • Tomar las notas de la reunión. Para ello hay que distribuir la hoja de asistencia con espacio para que cada uno escriba su nombre y datos personales.
  • Llenar la mayor parte de la plantilla. Mientras se espera que comience la reunión, se debe anotar el nombre de la organización, la fecha y el lugar de reunión, y el tipo de reunión (por ejemplo: reunión semanal, reunión de junta directiva, reunión de un comité especial, etc.). Cuando empiece la reunión, se anota la hora de comienzo.
  • Anotar el resultado de la primera moción. La mayoría de las reuniones formales empezará con una moción a tomar la agenda del día, así que este paso se usará como ejemplo. Si la reunión comienza con otro tipo de moción, solo uno debe asegurarse de grabar toda la misma información pertinente.
  • Anotar otras mociones que se den en la reunión. Escuchar con atención todas las conversaciones, pero (salvo que indiquen lo contrario) no anotarla. Cuando se tome una nueva moción, se debe anotar la información relevante.
  • Escuchar los informes y solicita copias. Cada vez que un informe, un boletín de noticias o algo similar se lea en voz alta, anotar el nombre del informe y de la persona que lo lea. Si hay una moción adjuntada, regístrala como lo harías con cualquier otra reunión. Lo más práctico es solicitar una copia al final de la reunión.
  • Registrar las acciones que se tomen o se asignen. Esto incluye tanto las verificaciones de las acciones encomendadas en la reunión anterior como las nuevas.
    Anotar todas las cuestiones de procedimiento y fallos. Cada vez que se objete un procedimiento, se debe anotar toda la objeción y su base, además de todo el fallo dado por el presidente.
  • Solo si lo piden, hay que registrar los resúmenes de las conversaciones. Oficialmente, la Minuta es el registro de lo que se hizo, no de lo que se dijo donde uno debe seguir ciertas pautas para elabrar la Minuta de un negocio.
  • Concluir el final de la reunión. Anotar la hora del aplazamiento de la reunión. Se debe recordar recoger las copias de los informes o recordarle a alguien que la proporcionen.

Via: creartuempresa
Foto: webyempresas

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