3 ventajas de tener un sistema contable computarizado

No es sorpresa, sin embargo, que muchos empresarios aún tengan dudas respecto del uso de este tipo de herramientas, sus ventajas, desventajas, los beneficios que puede ofrecer, su efectividad y cómo elegir uno.

Sin importar el tamaño de la empresa, las tareas contables suelen ser uno de los dolores de cabeza más comunes para los empresarios.

Y una de las principales razones por las que esto sucede es que, a pesar de no ser una ciencia compleja, la Contabilidad requiere de conocimientos y habilidades específicas que solo un especialista del área conoce y sabe manejar.

Y según la envergadura de la empresa, el desarrollo de un sistema contable preciso y efectivo puede ser todo un desafío. Aunque muchas empresas pequeñas registran sus actividades financieras manualmente mediante el uso de un libro de Contabilidad, otras organizaciones prefieren hacer un seguimiento de sus operaciones monetarias con un sistema computarizado.

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1. Precisión

Existe un viejo proverbio que comienza con la expresión “errar es humano”. Más allá de que esta declaración originalmente no hacía referencia a la vida en la era tecnológica, aún se aplica. Las personas cometemos errores. La omisión de un punto decimal o la adición de un cero puede alterar significativamente la precisión de un informe financiero.

Por otro lado, los sistemas contables computarizados están diseñados para minimizar la ocurrencia de dichos errores. Además, las restas y demás operaciones son realizadas por la máquina. De este modo, se garantiza la exactitud del número total que se menciona al final de la contabilidad general.

2. Automatización

Un sistema contable computarizado elimina muchos procesos manuales engorrosos que llevan tiempo. Además de que los cálculos se realizan de manera automática, muchos programas contables permiten obtener múltiples informes, como el fin del año fiscal o las estadísticas, con sólo apretar un botón.

En una época, los contadores de menor jerarquía pasaban horas recopilando la información para un documento que hoy en día pueden completar en cuestión de segundos. Un beneficio adicional de la automatización de los procesos contables es la capacidad de compartir la información de modo oportuno

Los usuarios autorizados pueden ingresar la información relacionada con las cuentas de la empresa de manera independiente en un sistema automatizado. Además, los documentos contables, como los estados financieros, se pueden enviar por correo electrónico a un colega en sólo un momento.

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3. Compatibilidad

La implementación de un sistema contable computarizado también permite que varias empresas compartan fácilmente información financiera. Por ejemplo, si una empresa con procedimientos contables manuales realiza compras a una compañía en la misma situación, puede llevar semanas y hasta incluso meses integrar completamente los datos financieros de ambas firmas.

Por otro lado, si ambas empresas usan sistemas contables computarizados compatibles, todos los datos se pueden integrar fácilmente ya que los programas son capaces de comunicarse entre ellos.

Vía: pyme.lavoztx.com

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Autor entrada: Equipo Pymex P