Controla tu contabilidad: Manejo financiero de tu negocio

Los empresarios exitosos no ven la contabilidad como algo negativo. Esto debido a que han adoptado algunos principios básicos para mantenerse al día con todo el papeleo y cálculos correspondientes.

Al hacerlo así, ahorran tiempo, dinero y, sobre todo, una gran cantidad de estrés. Sigue estos pasos clave para organizar las tareas contables de tu empresa y mantener actualizada la información financiera:

Utiliza un software de contabilidad. Lo primero es familiarizarte de manera general con la herramienta. Esto incluye desde aprender cómo registrar los datos, hasta conciliar estados de cuenta del banco y elaborar reportes semanales, mensuales o anuales.

Separa las cuentas. Es decir, no mezcles lo personal con el negocio. El simple hecho de mantener independientes las cuentas bancarias, tarjetas de crédito y chequeras facilitará mucho la labor del encargado de llevar tanto tu contabilidad como la de la empresa. Además, esto es fundamental si quieres ser un dueño que actúa de manera profesional y que tiene una verdadera visión corporativa.  

Evita manejar efectivo. En vez de hacer pagos con billetes y monedas, mejor utiliza una tarjeta de débito o crédito. Una de las desventajas de usar efectivo es que puedes perder fácilmente la pista de las transacciones. Si tienes que sacar dinero de un cajero automático, imprime el comprobante y anota a qué vas a destinar dicho retiro. De esta manera, tendrás un control más eficiente.

No acumules papeles. Al principio quizá no lo percibas, aunque archivar documentos fiscales por al menos cinco años puede convertirse en un fastidio. Una opción es adquirir una caja de seguridad a prueba de fuego para guardar los documentos importantes (contratos, pólizas de seguro, etc.). Todo esto junto con un respaldo actualizado del software de tu contabilidad y las declaraciones de impuestos en un dispositivo de memoria electrónica. Para incrementar la protección, contempla la posibilidad de almacenar los documentos físicos fuera de la empresa o guardar los registros y archivos escaneados en un sitio seguro en línea.

Reúnete con tu contador. Lo ideal es hacerlo cada trimestre –para tomar decisiones a tiempo– y mínimo dos veces al año. En estas reuniones deben revisar el avance en el cumplimiento de metas financieras, pagos de impuestos, procedimientos de nómina y estrategias fiscales.

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