Guía para llevar el control de las deudas de tu empresa

Nunca es tarde para controlar lo que pasa con tu dinero al interior de tu empresa.

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El control de gastos de una empresa es un tema que podría hablarse en tiempos de crisis, pero no debe hacerse solo en tiempos de recesión, sino que se trata de una estrategia financiera que se debe aplicarse normalmente para lograr mayores beneficios y así evitar el dispendio que existen en muchas empresas.

Y esto porque el control de todas estas obligaciones es clave para que la empresa pueda garantizar la continuidad de sus operaciones. Por ello que ofrecemos los mejores consejos para llevar adecuadamente el control de las deudas del negocio:

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1. Registro

El registro oportuno de la obligación cuando se recibe el bien o servicio y la persona responsable de la recepción del mismo deberá registrar en el sistema y reportar al departamento de cuentas por pagar la operación en monto y condiciones negociadas con el proveedor. Para los efectos de préstamos recibidos, el área de tesorería reporta y registra los recursos recibidos recibidos y los compromisos establecidos para dar seguimiento a los mismos.

2. Verificación

El departamento de cuentas por pagar deberá verificar que la operación de la cual surgieron las obligaciones tenga toda la documentación de soporte y que las condiciones de la operación coincidan con aquellas negociadas.

3. Programación

Basado en lo anterior, el departamento de cuentas por cobrar deberá programar el pago de acuerdo con las condiciones pactadas y las políticas de la empresa.

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4. Verificación contable

El departamento de contabilidad verifica el correcto registro de la cuenta por pagar y concilia con el are de cuentas por pagar el saldo registrado en contabilidad contra el saldo por pagar que reporta del área de cuentas por pagar.

5. Orden de pago

Cuando llega la fecha compromiso el área de cuentas por cobrar solicita los recursos al área de tesorería y la orden de pago al proveedor, sea este mediante cheque o transferencia.

6. Autorizaciones de pazo

El área de tesorería, solicita las autorizaciones de pago, basado en los elementos del área de cuentas por pagar y procede a entregar el cheque o hacer la transferencia correspondiente.

7. Registro de pagos

El área de cuentas por pagar registra en el sistema el pago y aplica el mismo en sus controles para dejar evidencia del mismo y reducir el saldo pendiente de pago. De igual forma, el departamento de contabilidad verifica que el pago haya sido correctamente aplicado en la misma y que el saldo pendiente de pago sea reducido en consecuencia.

8. Verificar cuentas

La administración verifica regularmente las cuentas pendientes de pago y que los compromisos estén siendo cumplidos de acuerdo con lo pactado y las políticas de la empresa.

9. Reporte Recursos Humanos

En relación con los compromisos laborales, el área de recursos humanos reportará regularmente de los compromisos contraídos a corto y mediano plazo, con objeto de que las áreas de tesorería y contabilidad registren los mismos y los contemplen en sus programaciones de pagos.

10. Registración y mantenimiento

En los que se refiere a compromisos a largo plazo o sin plazo específico, el área de contabilidad deberá registrarlos y mantener un seguimiento a los mismos a fin de solicitar al área de tesorería con anticipación la programación de pago cuando estos sean requeridos.

Vía: msn.com

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