Cómo crear sistemas que trabajen por ti y conseguir mejores resultados

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Un sistema es un conjunto de partes organizadas y relacionadas que interactúan entre sí para lograr un objetivo.

Si este concepto se aplica a nivel empresarial, entonces, los sistemas serán las aplicaciones que se usan para realizar cada uno de los pasos de la administración de la empresa, desde la producción hasta la entrega del producto o servicio en el punto de venta.

Pero, ¿por qué necesitamos sistemas?

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Si se dice que vivir es sinónimo de progresar, desde el primer día del nacimiento el ser humano no para de aprender, de crecer, de mejorar; sin embargo, por muchas ganas que se tenga y de la forma más rápida que se desea, nuestra productividad y crecimiento están limitados por dos factores:

1. Los recursos son finitos: si se trata de expansión se necesita de una inversión de tiempo, energía y fuerza de voluntad, recursos que solo se tiene en una cierta cantidad determinada al día. Aunque se pueda aumentar las reservas de energía y fuerza de voluntad, existirá siempre un tope.

2. La capacidad de procesamiento es limitada: como la mente es consciente, similar a un ordenador, solamente se puede procesar una cierta cantidad de información a la vez.

La única forma de superar estas limitaciones naturales es crear sistemas que trabajen por uno. De esta forma, cuantos más sistemas se construya y mejor funcionen, más se puede abarcar mejorando los resultados.

De tal modo que ofrecemos una lista de los diversos tipos de sistemas que existen, ordenados de menor a mayor en función de la cantidad de recursos que ahorran.

1. Principios

Los valores son las cosas que se considera importantes; es decir, las prioridades. Por ello que los principios son lo que conectan esos valores con las acciones y son señales que indican el camino a seguir permitiendo determinar si una acción es incorrecta o correcta . Entonces, cuando uno tiene que tomar una decisión complicada, se acude a los principios para saber qué es lo que se debe hacer.

Es importante tener principios porque facilitan la toma de decisiones y porque ayudan a elegir aquellas opciones que llevan a uno a elegir las cosas que uno quiere .

Aunque los principios no son sistemas como tal, se ha incluido en esta lista porque todos los sistemas tienen su origen en una serie de principios.

2. Reglas

Las reglas son instrucciones claras y concretas para aplicar uno o más principios. Mientras que los principios son guías abstractas para la toma de decisiones, las reglas son más específicas y dicen exactamente qué es lo que se debe hacer.

Las reglas son útiles especialmente para situaciones que se repiten continuamente, ya que automatizan completamente la toma de decisiones, lo cual sugiere un ahorro de recursos. Así que una regla o conjunto de reglas que originan un resultado es la manera más básica de un sistema.

3. Hábitos

Hasta el momento se ha visto que hay cosas que reducen la cantidad de tiempo y fuerza de voluntad que se emplea en la toma de decisiones. Por el contrario, los hábitos permite a uno saltarse esas limitaciones y llevar el desarrollo personal y rendimiento a otro nivel.

Así que un hábito es una acción que se hace de manera regular con poco o ningún tipo de esfuerzo. Es algo que se hace de forma inconsciente, sin pensar. La clave se encuentra en entender esto último: que los hábitos son tareas que se ejecutan inconscientemente.

Y si alguna vez uno se ha preguntado por qué algunas personas consiguen los mejores resultados, no es porque sean más inteligentes, sino porque han edificado mejores hábitos de conducta.

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4. Delegación

No cabe duda que delegar tareas a la mente inconsciente en forma de hábitos es una técnica muy poderosa porque permite procesar más cosas a la vez. Sin embargo, existe una forma aún más efectiva de conseguir el mismo resultado: delegar esas tareas a otras personas.

El problema principal a la hora de implementar esta estrategia es que cada individuo tiene una forma distinta de trabajar por lo que el resultado será distinto al de uno.

La solución es documentar paso a paso las tareas que se quiera delegar, explicando qué se debe hacer en cada situación. Esto es lo que hace, por ejemplo, McDonalds, que tiene documentado cada uno de sus procesos donde los empleados reciben precisas instrucciones para hacer las hamburguesas ( a qué temperatura freir, donde colocar las hamburguesas, etc.)

Así que documentar procesos es la única forma de crear “sistemas humanos” donde las personas son el engranaje de una gran máquina que funciona como un reloj.

5. Automatización

Automatizar es delegar una determinada tarea a una máquina en vez que otro ser humano lo haga. Esto tiene gran ventaja porque las máquinas no se cansan, no se quejan, no se equivocan tanto y no requieren de mucha monitorización como las personas, lo cual reduce costos y aumenta la productividad.

Para automatizar un proceso se necesita documentarlo y descomponerlo en una serie de reglas como si fuera a delegarlo a un empleado. La diferencia es que en vez de redactarlo en castellano, se tiene que escribirlo en un lenguaje que el software de turno pueda entenderlo.

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6. Eliminación

Solamente existe una estrategia más eficiente que la de programar una máquina para que realice una determinada tarea: no hacerla; o sea, eliminarla por completo.

Esta alternativa suele ignorarse, cuando debería ser la primera a tomarse en cuenta. Así que antes de pensar en delegar o automatizar un proceso, uno tiene que preguntarse si realmente es necesario, pues, muchas veces se descubre que no es tan importante.

Nunca dejar de mejorar los sistemas

Se debe considerar que los resultados dependen directamente de la calidad de los sistemas. Es casi imposible predecir cuáles van a ser esos resultados, ya que algunos sistemas interaccionan con otros originando reacciones en cadena muy complejas para poder comprenderlas, pero siempre aquí se aplica una máxima:

Cuanto mejores sean los sistemas, mejores serán los resultados. Por eso, simplemente hay que focalizarse en mejorar los sistemas y los resultados llegarán por sí solos.

Vía: viviralmaximo.net
Foto: trasladate.isil.edu.pe

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