Consejos para que las reuniones nos sean improductivas

reunion-improductiva

Se organizan reuniones de trabajo para obtener conclusiones, sin embargo, es lo último que se hace. ¿Qué presenciamos en la mayoría de estas reuniones?

Grupos divididos a cada lado de la sala, gente por doquier enviando mensajes por sus Smartphones, un moderador que cree que una reunión de trabajo es un monólogo, piqueos por doquier, y uno que otro sujeto dormido.

¿Hay algo de productivo en estas reuniones? No. Sin embargo, eso no significa que las reuniones de trabajo sean malas de por sí, solo que no se han reparado uno o varios de los inconvenientes recurrentes en esta clase de reuniones.

Lee también: 6 distracciones que debes eliminar para elevar tu productividad

  1. No hay justificación para la reunión

Hay jefes que creen estar a la vanguardia en materia administrativa organizando una reunión de trabajo cada semana. ¿Son productivas estas reuniones? Para nada. De hecho, la mayoría de éstas son meramente informativas. Pero si ya existen los correos electrónicos, ¿para qué insistir en reuniones de trabajo? Las reuniones no deben ser organizadas en base a cierta periodicidad, sino más bien a objetivos y decisiones de importancia que se pretenden alcanzar en el corto o mediano plazo.

  1. No se brinda información previa

Nuevamente, ya existe el correo y el almacenamiento en nube. Es realmente triste que en cada reunión de trabajo sean una o dos personas las únicas que tomen la palabra. Las demás no lo hacen porque no saben de qué se está hablando. Por ello, el que realiza la convocatoria tiene la obligación de enviar la información necesaria a todos los participantes con días de anticipación.

  1. No se aclara el objetivo de la reunión

Fundamental incluir el objetivo de la reunión en la información enviada previamente. Asimismo, el moderador debe recordar el objetivo a los participantes al iniciar la reunión para que no se convierta en una cháchara repleta de temas personales.

  1. No se establece una orden en la reunión

Otro problema recurrente es cuando un tema de los varios que están en agenda monopoliza la reunión. Esto no es extraño, pues por lo general, se incluye como primer punto de la agenda el tema más importante. Sin embargo, los otros temas también merecen espacio. Es por ello que el moderador asignado debe estar siempre pendiente del tiempo para evitar lentos avances.

  1. No hablan todos

Los de logística a un lado, los de sistemas a otro lado y así se forman pequeños grupos a lo largo de toda la sala. El problema es que siempre hay alguien que con afán de figuración busca adueñarse de la palabra. Es por ello que toda reunión necesita un moderador. Él es el encargado de “democratizar” la conversación, haciendo que los lenguaraces hablen menos y los cohibidos se atrevan a soltar su opinión.

  1. No se brinda la atención debida a la reunión

Las tardanzas, las salidas intempestivas de la sala, las murmuraciones, los mensajes por Smartphone, generan falta de atención por parte de los participantes. El moderador debe ser claro: no se tolerarán salidas de la sala, ni piqueos  durante las conversaciones y menos celulares encendidos. ¿Y qué hacer con los tardones? Una buena idea sería obligar al último en llegar a ser el responsable de redactar las actas o que se encargue de traer los cafés de despedida una vez que acabe la reunión.

  1. No se sacan conclusiones

¿De qué vale reunirse durante 2 ó 3 horas si no se sacan conclusiones tras ese tiempo? Para que los colaboradores no pierdan tiempo, el moderador o su asistente deben registrar en un acta cada uno de los puntos de la reunión y sus respectivas conclusiones, las cuales deben ser impresas y/o enviadas a modo de resumen por correo electrónico al día siguiente para ser inmediatamente implementadas por el íntegro de las áreas de la empresa.

Vía: contungeocio.es / emprendedores.es
Foto: conarqket.com