5 pasos para tener la información de tu negocio bien organizada

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Todo negocio necesita contar con toda la información organizada por lo que existe buenas prácticas que alivian la presión que sientes los emprendedores sobre el negocio de cada día.

Los datos, la información, son esenciales, pero la información desordenada en el uso de los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP en sus siglas en inglés) puede llegar a ser una pesadilla para quien cree que el tiempo es oro. 

Pero no hay que alarmarse: esta situación es controlable y sus limitaciones pueden ser atenuadas si se siguen los 5 pasos que se deben implementar periódicamente en la empresa:

1. Examinar toda “la casa”

No se debe solamente limpiar algunas pocas habitaciones o algunas secciones: se debe reunir toda la información relacionada con la empresa. Es
una tarea complicada, pero es la mejor forma de validar objetivamente los datos. Con toda la información que se tiene para trabajar, no será necesario interrumpir el funcionamiento de la empresa.

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2. Comenzar con lo “básico”

En primer lugar, hay que encargarse de las áreas más asequibles y fáciles de limpiar. Comenzar a limpiar los datos, a partir de los errores más simples de almacenamiento. Y luego de la eliminación de errores “fáciles”, se debe pasar a los otros tipos. Estos, debido a su compleja naturaleza, pueden requerir un procesamiento más complejo o intervención manual (aunque esto es un último recurso y siempre hay que evitarlo).

3. Guardar todo por categorías

También se debe catalogar y archivar todos los objetos que se pueda para ordenarlos de acuerdo a los criterios que los hacen fáciles de encontrar en casa. Y cuando estos registros de la empresa son más “limpios” llega la hora de reclasificar la forma en que se organizan. Probablemente se va a encontrar estructuras
que no son efectivas o prácticas.

4. Tratar con detalles

Aquí se trata de perfeccionar los detalles más pequeños y realizar una limpieza más minuciosa. En relación con la etapa anterior el procesamiento de información es más preciso debido a las características específicas de los registros que también se han reportado con sufrimiento e incluso con mayor frecuencia. Un enfoque más realista en esta etapa consiste en ejecutar los procesos automatizados para llenar toda la información.

5. Confirmar que todo está en su sitio

Finalmente, se debe hacer una revisión final de la obra para asegurar que la casa está impecable. Como último paso, se sugiere realizar un pase adicional a través de los diversos procesos de los puntos anteriores. Y esto porque siempre pueden haber errores que se detectan solamente después que se hizo la reestructuración. También se debe realizar pruebas periódicas para comprobar que todo marche en orden.

Vía: PHC Software

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