¿Qué es un programa de facturación y por qué debes usarlo?

Hoy, es bien difícil que una empresa, e incluso profesional autónomo,  funcione sin utilizar la tecnología para mejorar la productividad y gestión empresarial.

 

Si se tiene en mente comenzar un negocio, una de las primeras cosas a tener en cuenta es cómo se va a gestionar la facturación.

La mayoría de los emprendedores prefieren no complicarse con la gestión de sus facturas por lo que optan por la solución más complicada, aunque aparentemente más simple: empiezan a hacer facturas con Word o Excel.

Es una tendencia casi automática. ¿Por qué? Porque son las dos herramientas que se tienen más a la mano. Tan versátiles que muchos las utilizan para reparar cualquier roto o descosido que se les presente por el camino.

Claro; nadie pone en duda su potencialidad para los negocios (especialmente Excel, por sus hojas de cálculo). Lo cierto es que se han adaptado tanto a la realidad de las empresas que incluso cuentan con plantillas de factura.

Entonces, ¿tienes todo lo que necesitas! ¿En serio? Veámoslo más de cerca.

Cuando Word y Excel te llevan a donde no pueden

¿Se necesita hacer una factura, sólo una? Si es así, no hay problema. Con Word y Excel basta. Pero no estamos aquí solo para eso, para enviar una sola factura. Se necesita gestionar una facturación. Es decir:

  • Registrar tus ingresos y gastos.
  • Emitir facturas que sigan una serie numérica ordenada, correlativa y sin saltos, y con todos los requisitos legales que pide la Agencia Tributaria.
  • Llevar un control de las facturas que emites: saber en todo momento qué factura está pagada, cuál queda por cobrar y cuál ha vencido.
  • Gestionar tus gastos y clasificarlos: los gastos de los proveedores, alquiler del local, coche, ordenador, etc.

Esto es solo lo básico. Y con Word y Excel… como que uno se queda corto. Ahora es cuando toca hablar de los programas de facturación.

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Cuando aparece un programa de facturación para salvarte la vida

Un programa de facturación, especialmente si es en el nube, responde a las necesidades que se ha señalado anteriormente. Y ofrece todavía mucho más.

  • Automatiza todo el proceso de facturación, desde la asignación de la serie numérica hasta el seguimiento del estado de tus facturas (pagas, impagadas, verncidas).
  • Exime de muchos errores. Algunos muy tontos, pero que de no percibirlos a tiempo te pueden dar un buen dolor de cabeza (un cálculo erróneo del IGV o de un importe, enviar una factura dos veces a un cliente pensando que no se la habías enviado, etc.).
  • Ayuda a sacar el máximo provecho de la facturación. ¿Cómo? Promocionando tu marca gracias al uso de plantillas de facturas profesionales y diseñadas.
  • Ofrece seguridad. Especialmente, cuando es en la nube. Pues toda tu información de facturas está guardada en servidores seguros, a prueba, por tanto, de balas de las malas.
  • Estar siempre al día. De la legislación y de lo último en la aplicación. Sin descargas ni actualizaciones molestas. Detrás del programa hay un equipo humano que se encarga de adaptar cada cambio normativo a la aplicación. Además, claro está, de seguir innovando para ofrecerte un programa más amigable.

¿Cuál es la moraleja? Que con un programa de facturación se ahorra tiempo en la gestión del negocio y se gana un mayor control del mismo.

Vía: muypymes.com

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