Una buena agenda para tener éxito en tus reuniones

agenda reuniones

Las agendas de reuniones, mantienen el ritmo de tu reunión y te permiten llevar a cabo lo que necesitas durante el tiempo que tengas programado para la misma. Programar la agenda es una de las prioridades ya que permite a los participantes saber qué esperar.

Pero hay muchas personas que se preguntan ¿Cómo diseñar una buena agenda para que la reunión sea todo un éxito?. Por ese motivo a  continuación algunos puntos para tomar en cuenta:

1. Establecer las metas de la reunión.

Identifica cualquier tema que tenga que ser resuelto o tareas que necesiten ser delegadas para llevarse a cabo por fuera de la reunión. Asegúrate de que tu reunión tenga un propósito específico o conjunto de objetivos.

2. Establece los participantes.

Debes de basarte en la lista de objetivos de la reunión, determina a las personas que tienen que estar presentes. Por otro lado, no te olvides destinar cinco minutos al comienzo de la reunión para hacer una introducción y un panorama general de las metas y objetivos de la reunión.

3. Dividir la reunión en temas posibles de abarcar.

Esto permite a los participantes estar preparados para el contenido. Si sólo hay un objetivo para la reunión, necesitas un tema. Dale el tiempo necesario a cada ítem de la agenda e incluye su duración en la agenda. Esto ayudará a la reunión a mantenerse dentro de lo preestablecido.

4. Delegar partes de la reunión a diferentes participantes.

Pídele a un experto en en el tema que maneje parte de la reunión, pero asegúrate de que se mantenga dentro del tema y de que no exceda el tiempo asignado.

5. Destina 10 minutos para concluir la reunión.

Se debe hacer un resumen de todo lo que se ha ido tocando a lo largo de la reunión y revisa todo aquello que requiera un seguimiento. Identifica al individuo o grupo responsable para tareas resultantes de la reunión.

Es importante la agenda en las reuniones pero también es necesario seguir otras instrucciones, en el siguiente vídeo vamos a ver algunos pasos para el éxito en las reuniones.

Por lo general, siempre se busca tener reuniones productivas, por ello en la agenda debe ir detallado todos los temas que se van a tocar conjuntamente con los puntos que hemos tocado. En tu opinión ¿Cómo son las reuniones en tu empresa? ¿Necesitas un buena agenda?

Fuente: MuyPymes

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