Comuníquese eficazmente con todos sus empleados

La planificación y ejecución de un programa de comunicación con los empleados para proporcionarles información continua de los planes de la organización, debe existir en cualquier empresa moderna, si quiere funcionar correctamente.

El no informar a los empleados en lo relativo a las políticas corporativas y asuntos que afecten a sus intereses puede llevar a malos entendidos que afecten el buen desenvolvimiento de la organización.

El primer paso para promover relaciones públicas externas positivas es lograr buenas relaciones públicas internas. Hoy en día es vital que exista coherencia en todo proceso comunicativo.

Los fallos en la comunicación con el personal crean inactividad, ineficiencia, producción reducida, baja moral, costosas huelgas, alta rotación y otros problemas que afectan de manera negativa a las ventas, a la productividad y a la imagen empresarial.

Principios básicos
Una buena comunicación bilateral entre la directiva y el personal debe estar basada en los siguientes principios:
• La directiva debe estar realmente dispuesta a compartir información con los empleados.
• La comunicación debe estar reforzada con mensajes escritos para evitar la distorsión del significado.
• Los mensajes deben ser expresados en palabras llanas, de acuerdo con el nivel de educación de los empleados.
• Las comunicaciones no deben falsearse deliberadamente, sino incluir hechos verídicos.
• La información debe ser oportuna.
• La repetición es esencial en las buenas comunicaciones.
• La información debe ser comunicada en pequeñas dosis.
• Es importante utilizar métodos audiovisuales que refuercen la comunicación oral.

Tácticas y técnicas
Las estrategias de comunicación interna dependen absolutamente de la política de comunicación de la dirección general, de sus estrategias y de su planificación realizada en función de los objetivos que se quieran alcanzar, partiendo del principio de que el empleado es el primer público de la empresa.

Para hacer comunicación interna la política de la empresa debe seguir una línea de gestión basada en los subsistemas técnico, humano y organizativo.

El primer paso para establecer un buen sistema de comunicación con el personal es investigar sus actitudes.

Mediante entrevistas personales (o encuestas si el número de empleados es muy grande), se recopilan sus opiniones respecto a la organización, la directiva y sus técnicas de comunicación. Después de tener estos datos, se puede tener una idea clara sobre los mejores medios a utilizar.

La comunicación con los empleados se puede realizar de forma oral, impresa o gráfica. Todos estos medios pueden ser utilizados simultáneamente. Los nuevos medios electrónicos ofrecen una versatilidad, funcionalidad y facilidad en la comunicación que hacen imprescindible su uso hoy en día.
Algunas empresas siguen utilizando sus sistemas de megafonía para transmitir con rapidez una información importante, sin retirar a los trabajadores de sus tareas.

Las reuniones de departamento (compuestas por mandos y empleados) dan una oportunidad de comunicación directa a los ejecutivos para dar explicación a todo el personal sobre nuevos productos, políticas o problemas internos.

(www.microsoft.com)

Fuente: El Peruano

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