8 consejos para elevar la productividad en las reuniones de trabajo

¿Consideras que tus reuniones de trabajo más que lograr objetivos se convierten en poco productivas? Un experto ofrece algunas pautas para que las reuniones ayuden al logro de los objetivos propuestos.

Seguramente te ha ocurrido que atiendes con esmero una reunión de trabajo y sientes que no se ha logrado nada? Pues la razón es la más sencilla y obvia, la reunión está mal planteada.

Actualmente, las reuniones de trabajo son un gran problema para muchas empresas. En promedio un mánager puede pasar hasta un 35% de su tiempo en reuniones mientras que en un directivo esta cifra puede subir hasta el 50%.

Entonces, está claro que este tiempo invertido en reuniones le sale muy caro a las empresas, pero además, si estas no son productivas, el coste puede ser mucho mayor.

Al respecto, Claudia Draghi, docente de Postgrado de la Universidad del Pacífico, ofrece siete claves esenciales para sacarle el máximo provecho a una reunión de trabajo y así elevar la productividad en su empleo.

1. Se debe identificar dos o máximo tres objetivos principales para la reunión de trabajo. ¿Qué es aquello que se desea lograr con esta reunión?

2. Hay que establecer y compartir la agenda con anticipación. ¿Qué temas se va a trabajar?

3. También definir y respetar los tiempos para cada tema. Por eso hay que eliminar temas, comentarios y personas fuera de agenda. ¿Cuál es el tiempo asignado para cada objetivo? ¿Quién controlará el tiempo?

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4. Hay que explicar con claridad cuál es la contribución esperada de cada participante. ¿Qué es aquello que se espera de los asistentes?

5. Convocar un máximo de 8 personas y promover una mejor participación. ¿Quiénes podrán marcar una diferencia productiva en la reunión?

6. El tiempo no es el real problema, hay que administrar la energía. ¿Qué se debe hacer para mantener el foco en los objetivos?

7. Los smartphones son reconocidos como distractor y una falta de respeto. ¿Se pueden colocar los celulares en una caja antes de empezar?

8. Asignar un moderador. Muchas veces en las reuniones, sobretodo si hay muchas personas participando, es muy fácil “irse por las ramas” y olvidar el tema principal que se está tratando. Para evitar estas divagaciones una buena idea es asignar un moderador a cada reunión.

Vía: gestion.pe

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