9 reglas de Google para manejar tu correo electrónico

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Hoy en día es casi imposible de imaginar qué podríamos trabajar sin tener un correo electrónico, ¿dónde enviaríamos los reportes?, ¿cómo nos comunicaríamos con nuestros superiores?, ¿cómo coordinaríamos algunos temas? Pues el correo electrónico es imprescindible en el día a día.

El antiguo CEO de Google, Eric Schmidt, y el exvicepresidente senior de producto de la compañía, Jonathan Rosenberg, han escrito en su libro “How Google Works” las nueve reglas para controlar el correo electrónico y este no te controle a ti.

1. Responde rápido

Cuando envías un correo sabes que hay gente que responderá a la brevedad, pero también sabes que hay gente que no sabes cuándo va a responder, según Schmidt y Rosenberg, no tienen que ser respuestas largas, con tan solo un “Ok” bastará, pues este “Ok” dará a entender que has recibido el mensaje y estás en ello.

2. Preciso y conciso

No hace falta escribir un largo mail para detallar todo, nadie tiene suficiente tiempo como para leer un extenso correo, lo mejor es que describas los puntos de una manera práctica y eficiente.

3. El buzón de entrada siempre limpio

No acumules montañas de correos sin responder, lo mejor es que te deshagas y mantengas tu bandeja limpia. Según los ejecutivos existen 4 opciones cuando lees un correo: leer lo suficiente para darte cuenta de que no necesitabas leerlo, leerlo y actuar de inmediato, leerlo y actuar más tarde o leerlo más tarde. En todo caso lo que debes evitar hacer son las 2 últimas opciones.

4.   Utiliza el LIFO

LIFO son las siglas de “Last In, First Out”, esto quiere decir que lo último que entra a tu buzón es lo primero que debe salir. Lo mejor es comenzar a responder a todos tus mensajes empezando desde el último que has recibido hasta los más antiguos.

5. Considera el reenvío

Cuando recibes un correo electrónico con información relevante o útil, piensa en quién más podría beneficiarse con ese correo. No se trata de reenviarlo a todo el mundo sino de escoger a algunas personas que sabes que les será útil.

 6. Sin copia oculta

Cuando uno envía un correo con copia oculta es porque quiere ocultar algo, sin embargo en un entorno que debería ser abierto y transparente esta no es una buena idea. Según los autores: “el único caso en el que recomendamos utilizarlo es para sacar a alguien de una larga cadena de correos”.

7. No grites

No utilices mayúsculas porque eso quiere decir que estás gritando,  y si lo vas a hacer es mejor que grites a alguien en persona, en vez de hacerlo de forma electrónica.

8. Facilitar la recuperación de mensajes

Es recomendable utilizar en el asunto las palabras claves, de forma que resulte más intuitiva su recuperación posteriormente. De esta forma evitarás buscar bandeja tras bandeja de tu correo aquel mail que tanto buscabas.

9. Piensa en lo que te puede ayudar

Cuando recibas un correo interesante y sabes que te servirá pues debes reenviártelo con una palabra clave. Además no solo eso, sino también puedes  añadir escaneos de pasaportes, tarjetas médicas y carnés de conducir y te los envías a ti mismo añadiendo palabras de búsqueda intuitiva. “Así si alguno de esos documentos se pierde durante un viaje, por ejemplo, puedo conseguir fácilmente una copia con solo tener acceso a internet”, menciona Rosenberg.

¿De qué otra forma manejas tu correo electrónico?

 

Vía: elconfidencial.com y noticias.universia.edu.pe

Foto: www.psicologiamasfacil.com

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