¿Cómo puedes reducir un 75% de tiempo en las reuniones de trabajo?

reuniones

Puede sonar como una fantasía, pero no lo es: se puede reducir el tiempo de las reuniones de trabajo de una empresa en un 75 por ciento.

He aquí por qué: se ha comprobado que en estas reuniones solamente se requiere la mitad de los asistentes. Y es lógico pensar que con este porcentaje de asistentes las reuniones pueden ser completados en la mitad del tiempo estipulado.

Así que si se va a sumar la inversión salarial en el tiempo empleado dedicado a las reuniones y luego reducirlo en un 75 por ciento, ¿no se ahorraría tiempo y dinero?

Suscríbete a nuestro boletín informativo




Lee también: Las reuniones de trabajo a las que no deberías asistir

Esta actividad que es común y frecuente en todo tipo de empresas, es detallada en un artículo en el sitio web Inc.com, donde Val Wright, Presidenta y CEO de Val Wright Consulting, ofrece seis lecciones sobre las mejores maneras de manejar las reuniones y reducir el tiempo :

¿Y cómo se puede reducir el tiempo en las reuniones de trabajo?

1. Debe haber claras instrucciones

Al igual que los juegos de mesa requieren instrucciones claras para saber cómo jugar, las reuniones requieren parámetros también. “A menudo, cuando se los  ejecutivos se reúnen, los empleados no están seguros de cómo comportarse. Por ello es que debe explicarse cómo comportarse y qué esperar; esta información es especialmente útil cuando las personas se suman al equipo de trabajo“, señala Wright

2. Compartir el punto de análisis

Se debe dejar en claro qué decisiones deben hacerse y quién tomará la decisión final. “ La mayoría de las reuniones consisten en intercambio de información, que es una pérdida de tiempo y por lo general se puede hacerla fuera de una reunión. Hay que ser claro en los puntos de análisis de cada reunión. Si no hay uno, hay que cancelarla”, admite la CEO.

3. No enviar invitaciones personales

Al planear una reunión, no debe seleccionarse sobre la base de la jerarquía. Uno debe asegurarse de invitar a su mejor diseñador, al experto o defensor del cliente para asegurarse que todas las voces sean escuchadas correctas. Por ello que las invitaciones personales no ayudan.

4. Tener la misma página

Amazon comienza cada reunión con la lectura de un documento escrito que ellos llaman una narración. “No se envía antes de tiempo, por lo que todo el mundo tiene, literalmente, la misma página al comienzo de la reunión. Entonces la discusión comienza página por página, cuestionando los datos, los supuestos y resultados. Esto permite que todos participen. Incluso cuando Jeff Bezos está presente, todo el mundo en la sala hace preguntas y hace sugerencias“, duenta Wright.

siguiente boton pymex

comments

Autor entrada: Equipo Pymex S