Consejos para ser más productivos con el correo electrónico

productividad-correo-electronico

El correo electrónico se ha vuelto la principal herramienta de trabajo de muchas compañías. Es por eso que siempre debemos tomar en cuenta los consejos para mejorar la productividad con esta herramienta. A pesar que muchas de las personas saben usar el correo electrónico, no muchas saben usarlo correctamente. Es por eso que les quisimos brindar las siguientes recomendaciones:

Las políticas de redacción de un email

Lo primero que debe tomarse en cuenta a la hora de  que los trabajadores redacten un correo es saber a quien está dirigido el correo, la persona debe saber las utilidades de el “Para“, “Con copia” y “Con copia oculta”. Para así evitar sobresaltos innecesarios. Del mismo modo, el campo “asunto” del correo debe utilizarse para dejar en claro cuál es el contenido del correo y a qué fin perseguimos con el mismo.

En términos de redacción del contenido, este debe de ser claro, conciso y resumido. Las grandes parrafadas no son bienvenidas y suponen una gran pérdida de tiempo (y productividad) tanto para el redactor como para el receptor del correo electrónico. También se aconseja redactar pequeñas frases y párrafos bien estructurados, así como destinar el último párrafo a hacer un resumen del contenido. Ni que decir tiene que es aconsejable releer el mensaje antes de enviarlo.

Otros consejos para mejorar la productividad en uso de correo electrónico

El uso diario de email, también se debe seguir una serie de consejos que nos van ayudar a mejorar nuestra productividad, para evitar que el correo se convierta en una fuente de interrupciones constantes que lastre nuestro rendimiento laboral.  Te mostramos los más importantes de estos:

– Elimina las notificaciones de cuando te llega un correo nuevo: Los  mensajes constantes avisándote de que ha llegado un correo electrónico a tu cuenta van a hacer que baje tu productividad e impiden que te concentres en lo que verdaderamente es importante. Es aconsejable desactivarlas para impedir que el email se convierta en dueño de tu tiempo.

– Usar respuestas predefinidas: En muchas de las ocasiones las respuestas que proporcionamos a nuestros contactos se repiten por tratar asuntos muy parecidos. Para estos casos es recomendable hacer uso de las respuestas predefinidas que nos ahorren la pérdida de tiempo de responder escribiendo desde cero el correo electrónico.

– Utilizar lo que podríamos denominar la regla F.L.A.B.A. (Filtrar, Leer, Actuar, Borrar y Archivar). Gracias a estos sencillos cinco pasos conseguiremos tener una bandeja de entrada ordenada y clasificada que no se convierta en un cajón de sastre al que dedicarle más tiempo de lo necesario.

Relacionado con el punto anterior, si solemos utilizar cuentas de Gmail, deberíamos hacer uso de las herramientas de gestión de emails que Google nos proporciona para mejorar nuestra productividad. Gracias a los correos prioritarios, los filtros o las etiquetas conseguiremos mantener nuestro email bajo control prácticamente sin ningún esfuerzo.

– No utilizar el correo como si fuese un chat. Para estos casos es mejor recurrir a redes sociales internas (cuando la comunicación es dentro de la propia organización) o usar el teléfono si creemos que son muchos los aspectos a debatir con nuestro interlocutor. Las conversaciones extensas de email donde se ven involucradas muchas personas son prácticamente imposibles de seguir y totalmente improductivas.

Algunas consideraciones finales:

En definitiva, el correo electrónico es una herramienta imprescindible en cualquier empresa, pero su uso puede originar conflictos con la productividad de los empleados. Pese a ello, son pocas las empresas en las que he observado formación al respecto, lo cual pierde la productividad considerablemente el rendimiento de los trabajadores.

Estamos ante un problema técnico y de diseño grande para el que las organizaciones han de encontrar una solución rápida. El email es una herramienta de comunicación sensacional si sabemos usarlo correctamente. De lo contrario, puede convertirse fácilmente en un agujero negro por el que tirar nuestro tiempo a la basura.

 

Artículos Relacionados

Sé el primero en comentar

Dejar una contestacion