Importancia de establecer un Cronograma de Actividades en tu Proyecto

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Si decidiste llevar a cabo un determinado proyecto ya sea simple, complejo, pequeño o grande, es muy importante establecer un Cronograma de Actividades previo a su ejecución.

Este Cronograma te permitirá organizar, ejecutar y monitorear todas las actividades o tareas relativas a la estrategia del plan de trabajo para el desarrollo de tu proyecto de negocio o también para cualquier procedimiento dentro de tu empresa de una forma muy ordenada.

El Cronograma de Actividades determina el tiempo de ejecución de cada una de las tareas a realizar asignando fechas de inicio y fin (duración), recursos (materiales, personas, servicios, productos) y la secuencia en que se llevarán a cabo estas tareas (orden). Así mismo te permitirá detectar factores externos o internos que impactan en el desarrollo de tu proyecto de negocio, ajustando las variables necesarias para poder concluir el trabajo en el tiempo establecido.

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¿Cómo diseñar el Cronograma de Actividades?

Ahora que tenemos clara la importancia de establecer el Cronograma de Actividades debemos enfocarnos en cómo diseñar este. Para ello nos valemos de una potente y útil herramienta como lo es el Diagrama de Gantt, llamado así debido a su creador Henry Gantt durante el período de la Primera Guerra Mundial.

El Diagrama de Gantt es una herramienta gráfica que nos permite modelar y gestionar las tareas relativas a un proyecto a través de la calendarización de las mismas. Su construcción no requiere de mayor complejidad y resultan muy útiles y eficaces en las etapas iniciales de planificación para tu proyecto.

Los pasos para su adecuada elaboración serían:

1. Listar TODAS las actividades a realizar en una columna.

2. Disponer el tiempo de ejecución de cada actividad listada.

3. Indicar estos tiempos de forma gráfica en unidad de tiempo (barras laterales).

4. Ordenar las actividades cronológica o secuencialmente.

6. Asignar los recursos, materiales, servicios o productos necesarios para cada actividad listada.

6. Ajustar el tiempo o secuencia de actividades de acuerdo a la duración total del proyecto.

7. Actualizar y analizar cambios que pudieran darse durante la ejecución del proyecto.

El siguiente gráfico muestra un ejemplo de un Diagrama de Gantt básico (dar click en la imagen para una mejor visualización):

DiagramaGantt

Ahora bien, existe una gran diversidad de software que te ayudarán a crear tu Diagrama de Gantt y establecer el Cronograma de Actividades de forma simple y adecuada. Seguramente entre los más populares podemos nombrar el MS Project de Microsoft, sin embargo existen otras alternativas tal vez un poco más simples, menos costosas y hasta gratuitas que podemos encontrar en la web.

Sugiero puedan darle un vistazo a Gantter, que es sumamente útil y versátil para el desarrollo de tu Cronograma de Actividades, disponible online así como versiones para escritorio, smartphone y tablet.

La gran ventaja que encontramos particularmente en Gantter es que permite el almacenamiento y sincronización en la nube de internet a través de los principales servicios como DropBox, Google Drive y OneDrive haciendo mucho más flexible su disponibilidad para el trabajo.

¿Estás listo para empezar a crear tu Cronograma de Actividades? ¿Conoces otras herramientas que nos ayuden a planificar mejor nuestro proyecto o idea de negocio? Si es así, coméntanos tu experiencia.

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