La reunión más eficiente es la que no se tiene

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Entiendo que estar bien coordinados es fundamental para que las empresas puedan tener un buen desempeño. Y que muchos creen que las reuniones son la forma en la que se puede justamente llegar a algo así. Y está bien que se tengan reuniones pero está mal cuando no se hacen correctamente, y sobre todo cuando no se necesitan. Por eso que la reunión más eficiente es la que no se tiene. Pero como no vas a poder evitarlas, vamos a hacer algo para que se tengan lo menos posible:

– Si alguien no quiere estar, no debe estar.

– Utilizar documentos colaborativos.

Las reuniones quitan tiempo si estas se alargan. Lo más obvio para hacer eficiente una reunión es que tenga objetivos claros y tangibles, una agenda programada para esos objetivos, y preparativos o información previa a manejarse para que pueda haber la reunión. Esto es lo más básico y vas a encontrar información de esto en todos lados. Pero no es lo único que necesitas hacer.

Una vez que dominas lo anterior, sucederá que las personas que deban estar en la reunión tendrán problemas porque el día a día los absorverá, dependiendo de sus funciones. Por lo tanto la reunión les interrumpirá su trabajo eficiente y por lo tanto se convertirá en una molestia. Una persona que no ve la necesidad de una reunión entonces no verá la necesidad de separar su tiempo para poder llevarla a cabo, lo que me lleva al primer punto; si alguien no quiere estar en la reunión no podrá aportar. Así que no debe ser necesaria la gente que no quiera estar, y deben hacer lo que les dicen que hagan si no quieren participar en la reunión. O sea, tienen que aceptar lo que fuera que sea el resultado de esa reunión, y tienes que darle la opción a no asistir a ella. Así dependerá de esta persona si participar o no, pero asumiendo las consecuencias futuras. Esto hará más reducido el grupo y más enfocado en toma de decisiones.

Lo siguiente que deben dominar es el uso de documentos colaborativos, porque finalmente toda reunión termina en algo tangible, y siempre es un  documento. Y es mucho más eficiente que alguien revise el documento a su ritmo y espacio, que todos estar obligados a ello en un momento. Con este documento que todos pueden observar o modificar, lo obvio se quitará y todos llegarán a la reunión ya habiéndose informado, y ya pueden estar en sintonía con todos. Y si no lo está, y no quiere estar, pues simplemente no está, y ya.

Y tú, ¿has seguido todos los consejos para reuniones y no has logrado que funcionen? ¿Qué te parecen estos?

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