Tutorial definitivo de Slack: Qué es y Cómo exprimirlo al 100%

Slack es una las mejores herramienta de productividad, pues combina un sistema de mensajería en tiempo real con herramientas de vital importancia para nuestras tareas laborales que tenemos que realizar a diario, tales como Dropbox, Google Drive, MailChimp. Twitter, IFTTT, Trello, Skype, entre muchos otras.

Pero de nada sirve implementar una herramienta como Slack a nuestro trabajo, si no podemos sacarle el mayor provecho posible; es por ello que he preparado este tutorial de cómo usar Slack desde cómo crear una cuenta hasta cómo usar las opciones más escondidas que tiene esta excelente herramienta de productividad.

Índice de contenido:

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  1. ¿Qué es Slack y porqué utilizarlo?
  2. Cómo crear una cuenta de Slack
  3. Todas los trucos del chat de Slack
  4. Configuración de Perfil y Cuenta
  5. Configuración de Usuarios y Equipo
  6. Preferencias
  7. Opciones Avanzadas
  8. Extras

 ¿Qué es Slack y porqué utilizarlo?

Slack es una herramienta de productividad gratuita,  pero también incluye planes para los que desean contar con diferentes beneficios; la versión gratuita de Slack nos brinda los siguientes servicios:
  • Búsqueda y navegación dentro de los últimos 10.000 mensajes
  • Integrar hasta 10 servicios
  • 5GB de almacenamiento
  • No limites de miembros

Puedes usar Slack a donde vayas, pues tiene versión web, app de escritorio, tanto para Mac, Windows y Linux; y versión móvil para iOS, Android y Windows Phone.

Slack es una herramienta que centraliza la comunicación, brindándonos la facilidad de navegar por el contenido y archivos del mismo, a través del buscador; nos da la facilidad de integrar otras herramientas, como Google Drive, Trello, Dropbox, Skype, etc.; todo ello nos ayuda a ahorrar tiempo en nuestro trabajo.

Pero no creas que solo sirve para empresas, pues puede ser usada, para comunicarte con proveedores de servicios; crear un chat para colaborar entre varios con lluvias de ideas; incluso separar diferentes canales de chat para cada departamento de la empresa, facilitando el trabajo y manteniendo comunicados a todos dentro de la empresa.

Cómo crear una cuenta de Slack

1. Comenzar a usar Slack es muy simple, solo debemos de entrar a su web Slack.com; en la cual nos aparecerá la siguiente ventana, ahora solo debemos de introducir el correo que deseamos usar en nuestra cuenta de Slack.

2. Luego de introducir nuestro correo y darle clic en “Create a new team”, nos aparecerá el siguiente cuadro.

3. Tendremos que ir ahora a nuestro correo para poder ver el código de 6 dígitos que nos mando Slack para continuar con nuestro registro.

4. Copiamos el código en la ventana de Slack, nos enviara automáticamente a la siguiente ventana, en la cual debemos llenar nuestros datos para poder continuar.

5. Luego tendremos que crear el password para nuestra cuenta, no es necesario que sea exageradamente larga como la que yo cree 😉

6.  El siguiente paso es describir tu equipo de trabajo, podrás escoger entre “trabajo”, “escuela” y “personas con intereses en común”.

7. Luego tendremos que describir el tipo de compañía que estamos registrando.

8. Para finalizar esta primera parte tendremos que poner la cantidad de personas que componen nuestro team.

9. Ahora tenemos que poner o crear el nombre de nuestro equipo de trabajo.

10. Ahora tendremos que crear el dominio para nuestro equipo de trabajo, acá tendremos que tener cuidado, pues tiene que ser un dominio que no este en uso en Slack.

11. Para finalizar el registro tenemos que hacer clic en el clásico “I Agree”, para aceptar las políticas y condiciones de Slack.

12. Ahora ya podremos agregar a nuestro equipo a través de invitación a sus correos.

13. Bienvenido a Slack, tu registro ya termino y ahora pasamos a ver cómo usarlo 😉

14. Podremos corroborar nuestra registro en nuestro correo, al cual nos llegara un mensaje con los datos de nuestra cuenta.

 

Todas los trucos del chat de Slack

1. El chat es la herramienta principal que nos brinda Slack, dentro de la cual tenemos muchas opciones para hacer lo que queramos; por eso para comenzar les presento los shortcuts de Slack, la primera imagen son los shortcuts de Windows y la segunda de Mac.

2. En el chat tenemos la opción de acceder a diferentes opciones con solo poner “/” seguido de cualquiera de las siguientes palabras, cada una nos dará opciones tales como llamar, invitar personas al chat, dejar el chat, y mi preferida “remind”; la cual nos permite crear un recordatorio en Slack para nosotros o para algún compañero.

3. También tenemos opciones para crear diferentes tipos de diálogos; tales como los que vemos en las imágenes de abajo.

4. Puedes mandar todo tipo de archivos a través del chat con solo arrástralo dentro de la ventana.

5. Puedes crear reacciones a antiguas conversaciones, para resaltarlas como gustes.

6. De igual manera puedes compartir parte del chat con otros miembros.

7. A demás podemos copiar un link al mensaje, marcar el mensaje como no leído, e incluso recordarte sobre el mensaje dentro de 20 minutos o hasta dentro de una semana.

8. Podemos marcar los mensajes con una estrella, lo cual lo agregara a nuestros favoritos, y poder verlos en cualquier momento, sin necesidad de usar el buscador.

9. Podemos mandar mensajes directos a cualquier contacto, con tan solo entrar a la opción “Open a Direct Message” y poniendo el nombre del contacto a quien deseas escribirle.

10. Dentro de los chats entre usuarios tenemos opciones para llamar, buscar entre fechas, ver el perfil del usuario y ver las detalles de la conversación.

11. También tenemos un buscador en el cual podremos buscar el chat de un usuario, de un canal, algún mensaje que contenga links, estrella o reacciones; dentro de rango de tiempo o incluso en una fecha determinada.

12. Tenemos la opción de mostrar actividad, la cual nos mostrará la actividad destacada dentro del chat en el que estamos, de igual manera podemos ver los mensajes destacados que guardamos al hacer clic en la estrella.

13. Por último tenemos acceso en donde dice “More Items”, a ver los archivos que has enviado o todos los archivos compartidos, el directorio, y el servicio de ayuda.

14. Podemos crear canales, en el cual podemos agregar a varios usuarios para que participen, para tocar temas específicos; podemos hacer que el canal sea privado, de esta manera solo podrán participar las personas a través de una invitación.

15. Al igual que en los chats personales, en los canales también tenemos opciones similares, tales como ir a una fecha especifica, ver los detalles del canal, y opciones adicionales.

16. Entre las otras opciones podemos encontrar las preferencias de las notificaciones, podemos silenciar el canal, para que no nos llegue ningún mensaje del mismo hasta que lo abramos por nuestra cuenta, agregar o integrar una app, lo cual veremos más adelante, y por ultimo podemos abandonar el canal con la ultima opción

 

17. Por último tenemos las opciones de ponernos como “Away”, para que aparezcas como no conectado, y de igual manera volver a ponerte como activo; y para finalizar tenemos la opción “Quick Switcher”, con la cual podremos ir a un chat especifico con solo escribir el nombre del canal o persona que deseamos buscar.

 

Configuración de Perfil y Cuenta

1. Al hacer clic en la opción “Profile & account”, accederemos a las opciones de tu perfil.


2. Dentro de “Edit Profile”, podremos cambiar nuestro nombre, foto, teléfono e incluso nuestra cuenta de Skype.

3. En la opción de “Settings”, podemos encontrar las siguientes opciones

4. En “Username” podremos cambiar nuestro usuario; en “Password” podremos cambiar nuestra contraseña manualmente, o a través de nuestro correo.

5. La opción “Two-Factor Authentication” es para mejorar la seguridad de nuestra cuenta; luego veremos la opción “Email Adsress”, en donde podremos cambiar nuestro correo; en la opción “Time Zone” en caso desees cambiar la zona horario de tu Slack; y para finalizar tenemos la opción “Sing out all other sesions”, desde la cual podremos cerrar sesión en otros dispositivos en caso de robo o perdida.

6. En la parte de “Notificationes” podremos acceder a las opciones de todas nuestras notificaciones de Slack, tanto para la versión de escritorio como la móvil.

7. Tenemos también la opción “Channel Specific Settings”, la cual nos permite configurar las notificaciones de un canal especifico.

8. En “Additional Setting” podemos cambiar la configuración de notificaciones vía correo electrónico; mientras que en el menú “Highlight Words”, podemos configurar que nos lleguen notificaciones cada vez que alguien escribe cierta palabra en algún chat; por último tenemos la opción “Marking Messages as Read”, en el cual podremos configurar como queremos que se marquen los mensajes que vemos como leídos o al revés.

9. En “Team Settings” podemos acceder al “Directory”, en el cual podemos ver todos los usuarios del equipo, y de igual manera acceder a sus perfiles y ver los archivos compartidos.

 

Configuración de Usuarios y Equipo

1. En el menú principal tenemos la opción “Invite people”, con la cual podremos agregar personas a nuestro team agregándolos por su correo.

2. En la opción “Manage team members” podrás ver la lista completa de miembros en el team, y cambiar el acceso de alguno de los miembros para convertirlo en administrador o en dueño del team.

3. Dentro de la opción “Team Settings” podrás personalizar la manera en las que los miembros de tu team inicien sesión, podrás de igual manera definir el canal en el cual todos los miembros nuevos estarán conectados, las menciones con @, las llamadas, el horario de no molestar para team, entre muchas otras cosas.

4. En “Team Settings”, también podemos encontrar la opción “Team Icon”, en la cual podremos subir la imagen que será el avatar de nuestro team; de igual manera tenemos la opción “Team Name & URL”, en el cual podremos cambiar tanto el nombre de nuetro team como su URL en Slack; y por último tenemos la opción “Deleted Team”, con la cual podremos ponerle fin a nuestro team en Slack de manera definitiva.

 

Preferencias

1. En la opción “Preferences” podemos modificar las notificaciones, desde el sonido, el horario de no molestar, hasta elegir que nos llegue una notificación cuando se mencione cierta palabra; ademas tenemos la opción “Messages & Media”, en la cual podemos escoger el formato de los pop-up de las notificaciones, y escoger el tipo de emoticones que queremos implementar en nuestro team de Slack.

2. Dentro de “Preference” tenemos la opción “Sidebar Theme”, dentro del cual podemos modificar la apariencia de nuestro Slack; tenemos también la opción “Search” en la cual podemos poner los canales que quieres que se omitan cada vez que realices una búsqueda.

3. También en “Preference” tienes la opción “Advanced”, en la cual tenemos opciones especificas para personalizar pequeñas cosas de tu Slack.

Opciones Avanzadas

1. En el menú principal tenemos también la opción “Apps & integrations”, donde podremos integrar diferentes herramientas, tales cómo: Foursquare, Giphy, Twitter, Skype, Trello, Trello Alerts, Google Calendar, Google Drive, Dropbox, Box, IFTTT, Zendesk, RSS, MailChimp, Google+, Hangouts, etc..

2. Dentro de la opción “Customize Slack” podemos personalizar los emojis, de igual manera podrás modificar los mensajes automáticos del SlackBot; y por último podrás escoger dentro de una gran lista los mensajes predeterminados a los que los miembros de tu team tendrán acceso.

Extras

1. Al final del menú principal tenemos la opción “Sign Out” que nos permitirá cerrar sesión del team de Slack; también tenemos la opción “Sign in to another team”, donde podremos iniciar sesión en otro team de Slack en simultaneo.

2. Para finalizar,  las opciones “Statistics” y “Billing”, son opciones que puedes acceder si tienes la versión de pago de Slack.