Funciones y responsabilidades de la Secretaria Administrativa

funciones Secretaria Administrativa

Una Secretaria Administrativa o asistente administrativa, que trabaja para un gerente desempeña una serie de tareas similares a las de una asistente de oficina.

Sin embargo, el enfoque del trabajo es de los proyectos de su jefe y no de todo el departamento o de todos los empleados de la compañía. Las tareas incluyen el manejo de las comunicaciones verbales y escritas, la preparación de documentos, la organización de la oficina y la gestión de los proyectos.

Funciones

La Secretaría Administrativa se encarga de proponer e instrumentar las políticas, normas, sistemas y procedimientos necesarios para salvaguardar los bienes institucionales, verificar la exactitud y seguridad de los datos contenidos en el registro de las operaciones presupuestales y contables.

También la de desarrollar la eficiencia del control de gestión, así como supervisar la correcta administración de los recursos financieros, humanos y materiales de la entidad, atendiendo con oportunidad, eficiencia y eficacia, los requerimientos de las diversas áreas, vigilando la debida observancia de las leyes, normas y reglamentos aplicables en el ámbito de su competencia y coadyuvando en todo momento al logro de los objetivos institucionales.

Lee también: ¿Cuáles son las funciones de una Secretaria?

Igualmente, esta profesional coadyuva en la formulación del plan de distribución anual del presupuesto para gasto corriente e inversión física para su aprobación, contribuyendo en la definición de criterios y prioridades de asignación de recursos para el correcto desempeño de las labores administrativas y el oportuno suministro de los servicios e infraestructura necesarios.

Otra de sus funciones es la de establecer las medidas de control interno que garanticen la sujeción al monto autorizado para los programas y partidas presupuestales, y permitan el manejo eficiente de los recursos financieros, la reducción de riesgos de errores por afectaciones incorrectas del gasto real e ineficacia en el ejercicio presupuestal en materia de racionalidad, austeridad y disciplina presupuestaria.

La Secretaria Administrativa también establece  las medidas de control interno que aseguren el uso racional y transparente del presupuesto autorizado a la entidad, vigilando el cumplimiento estricto de las disposiciones enmarcadas en la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público federal y su Reglamento, el Presupuesto de Egresos de la Federación y demás Leyes aplicables en la materia.

Igualmente importante es la se Supervisar que el sistema de contabilidad del Centro este diseñado para que su operación facilite la fiscalización de los activos, pasivos, ingresos costos, gastos, avance en la ejecución de programas y en general de manera que permitan medir la eficacia y eficiencia del gasto público federal. Y vigilar que el sistema contable del organismo, así como las modificaciones que se generen por motivos de su actualización, cuenten con las autorizaciones legales para su funcionamiento y operación.

Finalmente, la Secretaria Administrativa es la encargada de definir los lineamientos generales para el correcto funcionamiento del sistema de capacitación y desarrollo del personal, y conjuntamente con la comisión mixta de capacitación y adiestramiento, aprobar el programa anual correspondiente.

Vía: administracion.cinvestav.mx
Foto: diarioelnortino.cl

Lee también: CURSOS DE DESARROLLO PERSONAL

Artículos Relacionados