Funciones y responsabilidades del Recepcionista

Recepcionista

Un Recepcionista es una persona encargada de la administración y del apoyo en la oficina donde el trabajo que realiza, mayormente, es al frente de una mesa de la organización. En la mayoría de los casos, es el primer contacto empresarial con el que un individuo se encuentra a la hora de llegar a la empresa.

Dependiendo de la compañía el Recepcionista puede ser responsable de cualquiera de las siguientes funciones.

1. Recibir a los visitantes: cuando se encarga de saludar de forma adecuada a las visitas, de determinar las necesidades del mismo de una forma profesional, de mantener el registro del visitante, de ofrecer bebidas a los visitantes, de dirigirlos de forma correcta a la persona adecuada, y de garantizar una copia de seguridad de su trabajo cuando se ausente de la recepción.

2. Responder a las llamadas telefónicas: es cuando responde y dirige las llamadas entrantes de manera educada y a tiempo, de determinar la propuesta de la llamada, de manejar las consultas y de proporcionar la información correcta, dirigir las llamadas hacia la persona correcta, y de tomar y entregar los mensajes de forma precisa y completa.

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3. Gestionar el email: es cuando se centra en ordenar y distribuir los emails entrantes, preparar el correo saliente o el que debe ser recogido por mensajería, organizar las entregas de mensajería.

4. Monitorizar la seguridad: es cuando monitoriza a las personas que entran y atraviesan las puertas de recepción, administrar los pases de visitante si son necesarios, reportar de actividad sospechosa en caso de ser detectada.

5. Actividades financieras: es cuando se centra en monitorizar y registrar los pagos de caja, el balance de dinero, preparar los bonos de viaje, las tareas básicas y las más complejas que conllevan la empleabilidad monetaria.

6. Organizar reuniones: es una de las múltiples tareas en las que están involucrados los recepcionistas. Dentro de esta función encontramos el agendar de forma correcta las reuniones, informar a los participantes, reservar una habitación para este fin con el material necesario y organizar el catering en caso de que fuera necesario.

7. Apoyo secretarial: en algunos casos el Recepcionista puede ayudar a la Secretaria. Este apoyo consiste en preparar la correspondencia y los documentos, actualizar las bases de datos, organizar los emails, preparar y mantener los discursos, así como realizar un seguimiento y una actualización constante de la agenda de citas y reuniones.

8. Área de mantenimiento de la recepción: cuando se centra en mantener el área de recepción limpia y ordenada, así como de organizar el material de lectura.

Vía: comofuncionaque.com
Foto: educaweb.com

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