Asunto: Errores comunes en los emails

emails

emails

Los emails, o su versión en castellano, correos electrónicos, son la versión digital de los correos tradicionales. Su función es enviar información a otras personas con el propósito de informar, saludar, conversar, convencer, publicitar, vender, entre otras. Es decir, el fin dependerá de la función que le dé el remitente.

En tal sentido, existen infinitas maneras de utilizar el correo, las cuales se dividen de acuerdo a dos grandes características del texto: formalidad e informalidad. Quiere decir, que si la redacción del email presenta rasgos informales, definitivamente no será calificado como un correo de venta de un servicio, por ejemplo, ya que la venta (de un producto o servicio) implica formalidad.

En resumen, la base principal de un email es la manera cómo se redacta el mismo. Entonces, si éste presenta errores en la redacción no cumplirá su función, lo cual, para usted empresario, es perjudicial. Es por ello que mi primera recomendación es que siempre relea la información que será enviada al cliente, pues dice mucho de la seriedad de la empresa.

Así pues, una compañía que envíe una carta con faltas ortográficas, problemas de sintaxis o de contenido confuso, probablemente no sea considerada como una empresa seria. De hecho, por ser muchas veces el primer acercamiento al cliente, éste puede tomar la decisión de trabajar o no con usted tan solo después de leer su correo.

Pero, no sólo el contenido es lo principal, existen otros factores que juntos hacen de un mail lo suficientemente importante como para ser abierto. Lamentablemente, aunque el encargado del área de comunicaciones se esfuerce en construir un texto académicamente correcto, estos otros elementos suelen cometerse de manera inconsciente, puesto que son considerados como no “importantes” terminan siendo rezagados. Son varias las empresas que caen en esto, incluso algunas compañías de corte  publicitario.

Es por eso que a continuación le dejo los 5 errores más comunes que se cometen al construir un correo. Por favor tome nota, porque de un simple email podría depender el cierre de un contrato o la afiliación de un nuevo cliente.

Asunto muy general o confuso

Definitivamente, un asunto encriptado o poco claro es sinónimo de desatención del parte del remitente. Quiero decir, la primera impresión de un correo es el asunto, si éste no logra capturar la atención del destinatario, jamás lo abrirá y terminará en la bandeja del olvido.

El asunto debe explicar cuál es el objetivo del mensaje, por eso se llama “asunto”. Lo peor es redactarlo a manera de pregunta. Señores, tengan en cuenta que no son los únicos que envían correos, tienen que ser directos. Por ejemplo, “Confirmación de reunión a las 2pm” o “Gracias por su confirmación”.

Finalmente, jamás trate de escribir todo el mail en el asunto, no abuse de palabras como urgente, importante o aviso, y no se exceda en signos de exclamación. Nunca redacta de la siguiente manera: “Hola!!! URGENTE, quiero hablarte de un plan que te gustará mucho”.

Pésima ortografía y redacción

Como dije líneas anteriores, es inaceptable que un correo de una empresa seria presente errores de esta categoría. Está bien, entiendo que se pueden pasar algunas equivocaciones, pero hay un límite permitido, por lo cual es necesario saber la diferencia entre un simple error y una completa falta de ortografía. Por si acaso, todos los dispositivos tecnológicos tienen un corrector automático, a veces es muy útil, de todas formas si está en duda, revisar un diccionario electrónico no está demás.

Los errores de dedo a causa del celular no son admisibles, siempre debe revisarse el contenido antes de enviar. Asimismo, es intolerante que su móvil contenga la siguiente firma al final de mandar un mail “este mensaje ha sido escrito en un teléfono móvil por lo que puede contener errores o palabras reemplazadas de manera automática”, esto da la impresión de que no se toma el tiempo para hablar con su cliente.

No olvidar la coherencia del discurso, recuerde que no es un mensaje de texto, no hay un límite de caracteres, redacte un buen correo para que tenga excelentes resultados.

Abuso de confianza

Aunque tenga años de confianza con el destinatario, es mejor pecar de formal que sobrepasarse en el trato. Además, tenga en cuenta que la imagen de su empresa está en juego cada que envía un mail, pues puede ser vista no solo por el destinatario, quien sabe puede ser reenviada a otras personas, así que tenga mucho cuidado con qué tono lo manda.

Le sugiero que comience con una breve descripción de su persona e intención, siempre resulta positivo y normalmente ayuda a construir una relación a largo plazo. Obviamente saludar con un “Hola” no es recomendable, es mejor no dejar de lado el protocolo.

Usar confirmación de lectura

Es entendible que uno quiera apresurar la respuesta del destinatario, pero utilizar el pedido de confirmación de lectura es horriblemente abrumador. Además, siendo sinceros, casi nadie acepta enviar la confirmación porque eso implica ponerse en manifiesto, exige que la respuesta tenga que ser enviada al momento, y nadie quiere tremenda presión. Si quiere mantener su reputación nunca haga uso de esa opción, no se la recomiendo. Si quiere una respuesta rápida, con un aviso como “espero su pronta respuesta” o “estaré atento a su respuesta” es suficiente.

Correos sin estructura

Es más productivo tener una estructura determinada antes de enviar un correo, pues un texto muy largo o muy corto, o desorganizado en ideas no es llamativo e implica desorden de su parte, lo cual deja mucho que desear. Los mails tienen que ser atractivos, claros y concisos. En los correos largos y sin ritmo el mensaje se debilita y no consigue tener el impacto deseado. Redáctelo poniéndose en el caso usted fuese el destinatario, cómo quisiera recibir el mail. Además, sea explícito ya que es importante que el cliente comprenda el objetivo de su correo.

Ponga en marcha estas recomendaciones y su imagen no será manchada electrónicamente. ¡Éxitos!

 

Vía: Tecnoexplora.com, Finanzaspersonales.com.co, Merca20.com

Foto: Muyseguridad.net

Artículos Relacionados

Sé el primero en comentar

Dejar una contestacion

Tu dirección de correo electrónico no será publicada.