Consejos para organizar un evento 2.0

Divulgación-Twitter

Las redes sociales, las nuevas tecnologías y las actuales circunstancias de socialización hacen que los llamados eventos 2.0 se estén convirtiendo en una forma efectiva de comunicar un evento que se realiza de manera offline.

En este sentido hay algunos consejos para organizar un evento 2.0 y lograr el mayor éxito posible.

Crear un blog o web

Si se tiene una marca ya importante y conocida a veces no es necesario crear un Twitter nuevo para un evento, sino que podemos usar el de la marca.

Pero si es una empresa que está dando sus primeros pasos es importante tener presencia y protagonismo en las redes sociales. Se puede empezar diseñando un blog (wordpress, blogger, etc), ponerle un nombre por el cual la gente los pueda buscar y encontrar por los buscadores, caso Google.

Ingresar a las redes sociales

Después de tener el blog, el emprendedor puede abrir una cuenta en Twitter, tener una página de Facebook, un perfil en Linkedin o un canal de Youtube.  Todo depende de los objetivos y del público para gozar de las ventajas y algunas desventajas de estar las redes sociales.

Un detalle importante es que el evento tiene que tener una descripción, un título, un objetivo, un programa, fecha y una duración. Además, puede también tener unas fechas, precio, lugar, formularios, noticias, prensa, contacto, identidad visual, entre otros detalles.

Establecer horarios

Si en el evento online participan personas de diversos países, es importante que se informe los horarios de las charlas para cada ciudad para que no existe confusión en los horarios. No olvidar chequear que muchos países cambian la hora en diferentes temporadas del año.

Difusión en internet

Hay que tener muy en cuenta que el mejor medio para difundir el evento online es Internet ya que ahí se encuentran los usuarios potenciales; una herramienta clave para la promoción del evento online, por Facebook, Twitter y Linkedin.

En este sentido, la difusión en las redes sociales es un punto importante que los organizadores de eventos deben aprovechar. Crear posts o tweets que contengan un enlace hacia la información relacionada con el evento posibilita que la difusión llegue rápidamente a los usuarios además la viralización de la misma.

Organizar un equipo

Para los emprendedores novatos que no manejan todas las aristas para organizar un evento 2.0, debe asesorarse por un Community Manager quien deberá sikempre al tanto de lo que ocurre en el evento para poder comunicar todo lo que se desea.

Y si en el evento,como es en general, suceden varias cosas al mismo tiempo, es lógico que se necesie más de una persona para la asistencia en Facebook, Twitter, Instagram, Flirk o Youtube. Por ello se debe preparar un buen equipo que ayude a tener presencia en todas las redes sociales.

Monitorización

Otro detalle a considerar es referente al momento en que se decide publicar un evento en internet.Y es que es importante crear una serie de alertas que  ayuden a saber que se está diciendo respecto al evento, quienes son los usuarios más interesados y que perfiles tienen. Para ello se cuenta con varias herramientas que nos dan esta función como Google Alerts, Tweetalarm.

Inscripciones online

Otro recurso a considerar para organizar un evento 2.0 es contar con plataformas online para ofrecer las entradas o invitaciones a disposición de los usuarios. Esto garantiza un mayor control sobre las entradas vendidas, el seguimiento de los pagos y facturación, la creación automática de una base de datos de los usuarios registrados y el mejor posicionamiento en buscadores del evento.

A fin de cuentas hay plataformas que anuncian los eventos y hasta venden  las entradas o gestionan las invitaciones en el nombre del organizador.

Y una vez que se hallan confirmado las inscripciones de los asistentes, se deberá enviarles el enlace o el hipervínculo para que puedan ingresar al mismo con un solo click . Es recomendable que un día antes del evento se les recuerde el horario de comienzo, nuevamente darles el enlace para ingresar y el programa con los horarios de los panelistas.

El día del evento

Es importante que se designen moderadores especiales de las charlas, tanto para manejar el tiempo de los oradores como para organizar las preguntas y respuestas.

Hay que saber que varios sistemas de transmisión online incluyen chat por lo que es importante que una persona pueda ir controlando las preguntas que se vayan realizando. También es clave que el moderador conozca la temática del panelista para poder responder las preguntas.

Y cuando el evento halla finalizado se debe continuar la conversación con los asistentes, enviar agradecimientos y actualizaciones, compartir la repercusión que ha tenido el evento en los medios, cuantificar y evaluar el feedback recibido y elaborar bases de datos.

En tu caso, ¿has tenido oportunidad de participar en un evento online de este tipo? ¿puedes contarnos tu experiencia?

Vía: socialblabla
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