¿La oficina es un caos? Tips para organizarse mejor

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Archivos desordenados, documentos acumulados, estrés y una alimentación inadecuada son solo algunas de las características de una oficina caótica. La única solución para resolver este tipo de problemas es aprender a organizarse mejor, como colaborador puedes marcar la diferencia con acciones o brindado tips para mejorar la eficacia en la oficina.

Mientras más organización en el trabajo mejor productividad, después de todo quien puede laborar sin motivación y con un ambiente laboral desastroso. A veces simples hechos como crear una agenda de trabajo u ordenar el archivero marcan el primer paso para el cambio, toma la iniciativa siguiendo estos tips:

  • Planear actividades de manera anticipada

Cuando tienes un plan con tus tareas del día es más fácil lograr los objetivos, no dejas nada pendiente y estableces prioridades. Planear las actividades de manera anticipada es ideal para ahorrar tiempo y energía, es la base para mejorar la productividad.
Es preciso que tomes en cuenta estos 3 factores para lograr una agenda correcta, estos puntos sirven para optimizar la productividad y liberarse de presiones.

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  • No llenar el día de actividades: Deja espacios para las tareas rutinarias y eventuales que ayudan a que tu vida siga funcionando de la mejor forma posible. A la hora de realizar tu agenda diaria piensa en los tiempos y horas que requerirá cada tarea, así lograrás una planificación real de prioridades y pendientes.

De preferencia llena tu agenda en las primeras horas de la mañana, ya que tienes el tiempo de elaborarlo sin ningún contratiempo. Es una prioridad para organizarse mejor.

  • Cubre el tiempo: Si alguna tarea demanda de unos 10 minutos ponlo en 15, así te das el tiempo necesario en caso surja alguna eventualidad con el pendiente, o en todo caso usa esos cortos minutos para atender otro tema.

-Identifica los momentos de mayor productividad: Identifica los tiempos de mayor productividad en tu caso ¿Qué momento es el indicado para realizar la tarea primordial? ¿Qué hora del día es la ideal para tener una mejor concentración?, también es bueno planear las actividades según tus niveles de energía, durante esos momentos ubica las tareas más demandantes.

  • Aprender a decir no

En la oficina es común quedarse más de lo usual por algún pendiente extra, pero no faltan esas eventualidades de tener que hacer el trabajo de otros, de ser necesario aprende a decir “no” ya que también necesitas un descanso para tratar temas de tu vida familiar.

Hay situaciones en las que es inevitable salir del trabajo antes o lo más rápido posible, no por querer quedar bien con los demás tienes que decir “sí” a todo, no hay necesidad de estresarse por las funciones que les corresponden a otros.

  • Compartir responsabilidades

En un equipo se delegan responsabilidades, hay que saber reconocer cuando no se puede hacer todo, de ser necesario busca ayuda y comparte tareas. Los líderes por no saber organizarse mejor tienden a hacerlo todo desencadenando una situación de estrés terrible.

  • Elaborar estrategias para tener un mejor control del estrés

Es inevitable no caer en el estrés, inclusive si uno sabe organizarse mejor, por eso lo ideal es establecer estrategias para reducir o aliviar este mal. Aspectos básicos como la meditación, la práctica de ejercicio, la salida con amigos y más son importantes para saber lidiar con las tareas de la oficina.

  • Establecer un sistema de archivos

Por lo general se tiende a acumular papeles y al final se crea un archivo insostenible, ya que no hubo una planificación adecuada de antemano. Los mejor es crear un sistema tanto en papel como en plataformas electrónicas, sigue estas instrucciones para optimizar esta tarea:

  • Cada vez que termines de trabajar en un proyecto comprométete a archivarlo.
  • Si se trata de archivos en papel, puedes clasificarlos por colores, que cada tono de un mensaje significativo para ti. Por ejemplo: verde, alta prioridad; amarillo, moderado y negro “baja prioridad”.

Haz lo mismo con el sistema de archivos informático, esto es lo ideal para reducir el número de archivos.

  • Establece un estimado de duración para las tareas

Una vez que comienzas una llamada telefónica o una reunión de negocios establece una duración de tiempo. Es fundamental que te apegues al plan trazado, trata de que todos respeten esta disciplina comenzando con un “respetaremos el plazo de 30 minutos debido a nuestras tareas”.

  • Establece límites

Organizarse mejor también implica el buen uso del tiempo libre, solo si es realmente necesario establece límites a las conversaciones prolongadas. Aunque es importante la interacción social en la oficina, hay que saber construir relaciones y saber cuándo es tiempo de descansar y cuando de trabajar.

  • Céntrate en una sola tarea

El hablar por teléfono y contestar emails a la vez no te hace un empleado productivo, ser multi área puede ser contraproducente para alcanzar el éxito. Es mejor centrarse en un solo tema y dar el 100% para que esté bien hecho, los cambios serán significativos.

  • Evalúa tu volumen de trabajo

Organizarse mejor también depende de tu nivel de trabajo, evalúa el volumen de pendientes antes de asumir nuevas tareas, a veces es mejor decir “no” antes de quedar mal con el jefe debido a la falta de tiempo para completarlas.

  • Respeta las horas de comida

Ser productivo no es trabajar todo el día, para ser eficaz en tus labores necesitas contar con buena salud y un óptimo descanso. Las horas de comida son importantes, lo mejor es hacerlo acompañada y de preferencia tocar temas a parte del trabajo.

Se recomienda dar un paseo después de comer para ayudar a regular la digestión y de paso despejar un poco la mente. El desayuno y la cena de preferencia con personas que no sean de la oficina y que te brinden otros temas de conversación referentes a la familia, amigos, entre otros.

  • Respetar los tiempos

Un plan para organizarse mejor es lo ideal para evitar esas horas extra en el trabajo, respeta los horarios y sal en la hora señalada. Un consejo para no tener que quedarte de más es agendar compromisos con familiares y amigos después de la oficina.

Vía:bienestar.salud180 y webconsultas

foto: emprender en paralelo

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Autor entrada: tania24

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