¿Cómo lograr hacer negocios con el Estado?

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La mayoría de emprendedores de pequeñas y medianas empresas no se anima mucho a hacer negocios con el Estado, debido en parte, a la enorme cantidad de trámites, tropiezos y burocracia que puede implicar, pero sobretodo al desconocimiento de ¿cómo hacerlo? y ¿cuáles son los pasos a seguir para vender al mayor comprador del mercado?

Aunque ingresar a este atractivo mercado puede ser un poco complicado, no tiene por qué ser una pesadilla. Por el contrario, lograrlo puede representar enormes beneficios y oportunidades que pueden convertirse en negocios muy rentables.

Este año, el Estado comprará a las medianas, pequeñas y microempre­sas por un valor total de S/. 6,944 millones. Este monto se dividirá en adquisiciones de bienes por S/, 2,935 millones, en servicios por S/ 2,605 millones y en la contratación de obras por S/. 1,404 millones.

Como se puede observar, el merca­do de las contrataciones públicas es muy atractivo y de enorme po­tencia, dado los volúmenes y mag­nitud de los montos involucrados. En el siguiente informe le explica­remos los procedimientos y requisi­tos para que su empresa aumente la probabilidad de éxito en las dife­rentes licitaciones y concursos que el Estado convoca. También inclui­remos un caso práctico para enten­der mejor el sistema.

Pero antes de explicar el proceso para vender al Estado, es conve­niente señalar lo que se entiende por compra o contratación pública: “proceso mediante el cual una enti­dad pública adquiere bienes o ser­vicios, o cualquier combinación de éstos, para propósitos de lograr sus encargos y metas y no con mira a la venta o reventa comercial”.

Empezando el camino

Con el objeto de seleccionar al pro­veedor más apropiado, las entida­des públicas realizan un conjunto de actos administrativos agrupa­dos en seis etapas principales:

1. Convocatoria

Para tener oportunidad de hacer negocios con el Estado, el primer paso es saber cómo se realizan las convocatorias, mediante las cuales las entidades comunican sus re­querimientos de compras. Las con­vocatorias son de cinco formas:

  • Licitación Pública. Se usa para contratar un servicio. Su convo­catoria se publica en el SEACE (Sistema Electrónico de las Con­trataciones del Estado).
  • Concurso Público. Se usa para comprar bienes o ejecutar obras. La convocatoria es a través del SEACE.
  • Adjudicación Directa Pública. Se usa para comprar bienes, con­tratar servicios o ejecutar obras. Su convocatoria también se pu­blica en el SAECE.
  • Adjudicación Directa Selectiva. Se usa para adquirir bienes, ser­vicios y ejecutar obras. La convo­catoria se hace por las propias entidades.
  • Adjudicación de Menor Cuantía. Funciona de manera similar al de la adjudicación directa selectiva.

El uso de cualquiera de estas con­vocatorias por las entidades del Estado dependerá del valor re­ferencial para cada proceso. Por ejemplo, en la compra de bienes, la adjudicación de menor cuantía se usa hasta un monto por S/. 45 mil, la adjudicación directa selec­tiva para montos hasta por S/. 225 mil, para la adjudicación di­recta pública hasta por S/. 445, y la licitación pública es usada para montos mayores.

2. Registro de Participantes

La empresa que se registra para participar en una convocatoria manifiesta su voluntad expresa de querer intervenir en dicho proceso de selección. Para ello deberá pa­gar el derecho correspondiente, cuyo valor no exceda al costo de reproducción de las Bases. Este pago le permite recabar de la enti­dad convocante, una copia de las Bases.

En las Adjudicaciones de Menor Cuantía para Bienes y Servicios, el registro como participante es gratuito.

Las Bases son las reglas de juego del proceso de selección. Estos documentos contienen los reque­rimientos técnicos, metodología de evaluación, procedimientos y demás condiciones establecidos por la Entidad para la selección del postor y la ejecución contrac­tual respectiva. Para conocer su contenido no se requiere comprar las bases. La ley indica que esta­rán a disposición de los interesa­dos, a fin de que estos puedan enterarse acerca de su contenido.

3. Consultas y Observaciones a las Bases

En todos los procesos de selec­ción, se establece un período de tiempo para que los participan­tes puedan realizar las consultas u observaciones a las Bases. La consulta tiene como finalidad aclarar las Bases o plantear algu­na solicitud respecto a ellas. Las aclaraciones pueden ser sobre: Normas Aplicables, Fechas del cronograma, y Presentación de los documentos.

Las consultas se presentan por escrito ante el Comité Especial del proceso. Serán absueltas de forma clara, precisa y fundamen­tada, y en un plazo razonable. La absolución de consultas se publi­ca en el SEACE y podrá remitirse a los correos electrónicos de los participantes.

4. Presentación de la Propuesta

Una vez que se tiene claro el contenido de las Bases, es decir, las características y condiciones del Bien o Servicio que el Estado quiere comprar o contratar, se debe preparar la propuesta, la misma que se divide en:

  • Propuesta Técnica. Es la des­cripción del Bien que quiere vender o Servicio que ofrece. Evidentemente, debe igualar o mejorar a lo que el Estado está solicitando.

Asegúrese de presentar toda la documentación que acredite el cumplimiento de los requeri­mientos técnicos mínimos. Un factor clave para tener éxito en un proceso de selección es tener lista dicha documentación, como por ejemplo, las certificaciones de calidad, facturas o contratos que acrediten la experiencia res­pectiva y constancias de confor­midad de servicio.

  • Propuesta Económica. Es la cantidad que pretende cobrar por el Bien que vende o Servicio que ofrece. Este monto debe respetar ciertos márgenes en función al va­lor referencial indicado en las Bases.

Debe saber que la Ley establece már­genes máximos y míni­mos para que presente su propuesta y está en función al valor Referencial del proceso. Es decir, no puede proponer cobrar ni demasiado caro respecto a lo que la entidad piensa pagar, ni demasiado barato. Si se excede de estos márgenes, su propues­ta será devuelta y se dará como no recibida.

Hay que tener en cuenta que usted puede tener una bonificación del 20% en la califica­ción. Para esto debe presentar una Declaración Jurada en la que indique que los Bienes o Servicios que ofrece se realizan dentro del territorio nacional, con lo cual, la empresa o con­sorcio, puede hacerse acreedor a una bonificación adicional del 20% sobre la sumatoria total del puntaje obtenido.

5. Evaluación de la Propuesta y Otorgamiento de la Buena Pro

El otorgamiento de la Buena Pro consiste en el acto administrativo cuya finalidad es declarar la pro­puesta que ha obtenido el mayor puntaje dentro de un Proceso de Selección.

Previo al otorgamiento de la Bue­na Pro se realiza la evaluación de propuestas. Esta consiste en la calificación que realiza el Comité Especial a cada una de las pro­puestas presentadas, de acuer­do al método de calificación que establece la normatividad.

Las Propuestas técnicas y eco­nómicas se evalúan asignándo­les puntajes de acuerdo a los factores y criterios de evaluación y calificación que se esta­blezcan en las Bases del Proceso. Posterior a la Bue­na Pro se realizan las activi­dades para la contratación, adelantos y garantías.

6. Contrato

Una vez que la Buena Pro haya quedado consentida, la entidad y los postores ga­nadores están obligados a suscribir el o los contratos respectivos.

  • Plazos para suscribir el Contrato. Dentro de los 05 días hábiles siguientes al consentimiento de la Bue­na Pro, la entidad deberá citar al postor ganador, otorgándole 10 días hábiles dentro de los cuales deberá presentarse a suscribir el contrato, con toda la docu­mentación requerida.

Si no se presenta dentro del plazo otorgado, perderá au­tomáticamente la Buena Pro, sin perjuicio de la sanción administrativa aplicable.

  • Requisitos para suscribir el Contrato. A fin de sus­cribir el contrato, el postor ganador deberá presentar, además de los documen­tos previstos, en las bases, los siguientes: presentará la Constancia de no estar inhabilitado para contratar con el Estado, la misma que es expedida por OSCE (Para el caso de Adjudicación de Menor Cuantía, es la enti­dad pública quien realiza la verificación); Garantías, salvo casos de excepción; y, Contrato de consorcio con firmas legalizadas de los asociados, de ser el caso.

Finalmente, invitamos a quie­nes estén interesados en co­nocer más, a contactarse con el Programa Mi Empresa del Ministerio de la Producción, o a la web del Organismo Su­pervisor de las Contratacio­nes del Estado (OSCE).

Foto: LaRepublica.pe

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