Pymes: ¿Cómo puedes aprovechar las ventajas de una videoconferencia?

Las videoconferencias se están convirtiendo en una actividad cotidiana en las empresas y es fundamental poder realizarlas de manera eficaz.

Desde hace varios años se tiene la posibilidad de celebrar videoconferencias en las empresas, sin embargo en muchos casos, se sigue viendo esta tecnología como un mal menor a no poder viajar para realizar una reunión presencial.

Y sin embargo se tiene la posibilidad de ser más productivos con la videoconferencia en la pyme. Un estudio realizado por Polycom indica que las ventajas de estas formas de comunicación empresarial son el aumento del impacto de las conversaciones en 88% y de la rapidez en la toma de decisiones en 87%, que a su vez tienen una reducción en los gastos de viajes en 87%.

Según este informe se proyecta que para este año las videoconferencias serán la herramienta de colaboración favorita, por encima del correo electrónico y las audioconferencias. Pero, ¿por qué no se sabe aprovechar sus ventajas?

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Existen  varios aspectos a planificarse adecuadamente para poder sacar partido a esta herramienta. Por un lado están los aspectos técnicos, la cámara a utilizar, el micrófono, la iluminación que tiene la sala o la banda ancha que se tiene disponible, fundamental para que todo salga como está previsto en la comunicación.

También se tiene la opción de utilizar los elementos de un portátil para la videoconferencia, para probar y ver el partido que se puede sacar a esta manera de reunirse a distancia con diversos miembros de la organización.

Y siempre se está a tiempo de adquirir equipos dedicados para videoconferencia si ya se tiene claro que se puede amortizarlos en poco tiempo con el ahorro de tiempo, gatos en viajes y mejora de la productividad que nos facilitan.

Cómo organizar una videoconferencia

Pero por otro lado existe un trabajo específico de organización de la reunión que es necesario llevar a cabo. Si ya tenemos cierto rigor en la organización de las reuniones en la empresa será más fácil de llevar a cabo. Todos los intervinientes tienen que tener previamente a la reunión los temas a tratar.

Y se necesita fijar un máximo de tiempo para la reunión. Aquí, hay que tener en cuenta que la capacidad de atención de los asistentes a una videoconferencia por lo general es menor que a una presencial. La recomendación es que estén en torno a 15 minutos, media hora máximo. Más allá de este límite la capacidad de atención disminuye.

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Una vez finalizada la reunión es conveniente pasar los acuerdos por escrito a todos los participantes en dicha reunión. También es importante fijar reuniones de seguimiento para ver cómo se están cumpliendo estos acuerdos, objetivos, proyectos, etc., en definitiva, cualquiera que haya sido el objeto de la reunión.

Cómo se puede ahorrar dinero una videoconferencia

Utilizar esta tecnología puede ayudar a ahorrar dinero en la empresa de varias formas. Veámos algunas de ellas:

Ahorro de coste de viajes y desplazamientos, donde al no tener que realizar reuniones presenciales de forma tan frecuente los gastos de desplazamientos son mucho menores.

Ahorro de tiempo en desplazamientos ya sean por carretera o avión, son muchas las horas que se pierden en ir de un punto a otro. Muchas veces perdemos todo un día para una reunión de una hora…

Mejora de la productividad puesto que las horas que no se dedica a viajar se puede utilizar para trabajar, o por lo menos ser mucho más productivos trabajando en el puesto de trabajo que en la sala de espera de un aeropuerto.

Por lo general se tiende a pensar en la videoconferencia para reuniones con sedes muy lejanas y se olvida las más cercanas, donde también se pueden utilizar y supondrá a largo plazo un ahorro importante.

En fin, las videoconferencias son un complemento que permitirá tener un contacto más frecuente y dejar las presenciales para las cuestiones más importantes.

Vía: pymesyautonomos.com

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Autor entrada: Equipo Pymex P