Necesidades del mercado: Actualizar los manuales de tu franquicia

Hoy en día, las principales herramientas para las empresas son los manuales y los programas de capacitación para transferir su tecnología y mantener la uniformidad en sus cadenas de negocios.

Por ello, son los medios que utilizan para transmitir su “saber hacer” y reglamentar sus operaciones. Para evitar desviaciones o errores que mermen la rentabilidad de las operaciones, de aquí la importancia de que siempre tengan información hecha y derecha.

A continuación, vemos algunos consejos para realizar dichas tareas, bajo la consideración de que cada franquicia es diferente, no sólo en su concepto de negocio y nivel de maduración como empresa, sino también en su estructura organizacional:

– Llevar registro de todos los cambios a los procedimientos. Sin importar la frecuencia y el medio en que se den a conocer (un correo electrónico, un curso, etc.), se deben documentar y archivar, preferentemente dejando evidencia de quién lo autorizó y de la fecha de aplicación.

– Actualizar los manuales por lo menos una vez al año. En algunas empresas franquiciantes se organizan comités de revisión de manuales, ya que muchas veces un procedimiento que cambia puede afectar indirecta o directamente a otros procedimientos.

– Autorización de los cambios y de la versión vigente. Siempre debe haber un responsable de autorizar o no las diferentes actualizaciones a los documentos. Generalmente esta toma de decisiones debe recaer en el director de área o de la dirección general, dependiendo la organización de la empresa.

– Verificar la implementación de los cambios. De nada sirven las grandes ideas si sólo las escribimos o las platicamos. Deben cristalizarse en las operaciones y esto sólo se consigue si se ponen en marcha correctamente: cuidando la planeación, la ejecución y la supervisión de las mismas.

– Canalizar la información que nace en las trincheras. Contar con sistemas que nos permitan saber qué está pasando en el frente de batalla; lo bueno y lo malo, las felicitaciones y las quejas, escuchando a los clientes y a los empleados que conviven unos con otros cada día. Si se sabe aprovechar esta riqueza informativa seguramente se tomarán las mejores decisiones con respecto a la operación de los negocios.

Fuente: Soyentrepreneur

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