5 consejos sencillos para salvar tus archivos

Archivos de oficina

Un tema que muchos ven como irrelevante pero que en realidad te puede salvar de un seguro desastre, es la gestión documental. Guardar correctamente tus archivos como información confidencial de tus clientes o la de tu propia empresa te puede ayudar a evitar incluso juicios engorrosos.

Aquí los cinco consejos para una buena gestión documental:

1. Conoce tu propia información.Esto implica asegurarse de que tus empleados conocen la política de la empresa en cuanto a qué archivar, cómo y dónde. Hay estadísticas recientes según las cuales más de un 70% de las empresas dicen encontrar más fácilmente información que no poseen que la información que sí tienen.

2. Backup y encriptación.No es suficiente con apilar cajas con archivos en una sala a los que se les da cualquier nombre. Los empleados, tanto si trabajan en la oficina o desde casa, deben organizar su información de una manera óptima y darles a sus archivos nombres que hagan dichos archivos fácilmente reconocibles.

3. Recuperación en caso de desastre.Para prevenir incidencias, como fuego o robo, los especialistas recomiendan almacenar los archivos en un lugar especialmente diseñado para este efecto y alejado de tu empresa.

4. Destrucción segura.Siempre se recomienda destruir la información que no se necesite. Muchas empresas especializadas ofrecen este servicio junto con sus soluciones de almacenamiento de datos.

5. Tómate tu tiempo.Decidir la mejor solución pasa por definir las necesidades de tu empresa o negocio. Piensa a largo plazo. Por ejemplo, almacenar tus archivos en tu empresa puede ser más caro a largo plazo, sobre todo ante una eventualidad.

Fuente: Negocios y Emprendimientos

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