Conoce algunas claves para organizar un evento de empresa

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Si estamos en la situación de organizar un evento de empresa (evento corporativo o evento empresarial), se debe tener en cuenta muchos pasos que ayuden a organizar el evento para que cumpla con los objetivos y que permita crear una buena impresión en los invitados.

En este ocasión, son 6 pasos para tomar en cuenta:

1. Establecer objetivos

En este caso, debe saber cuáles son las razones por las que se va a organizar el evento. Algunos ejemplos de objetivos podrían ser el promocionar el lanzamiento de un nuevo producto, el promocionar la apertura de un nuevo local comercial, fortalecer la imagen institucional, motivar a los trabajadores, fomentar el trabajo en equipo, etc.

2. Determinar el tipo de evento

Se procede a determinar el tipo de evento que se realizará. Existen diferentes tipos de eventos de empresa, existen del tipo promocional (exhibiciones o inauguraciones), del tipo académico (seminarios o conferencias), del tipo gastronómico (cocteles o almuerzos), del tipo deportivo (campeonatos o clases gratuitas), o del tipo recreacional (viajes o campamentos).

3. Elaboración del plan de evento

Es recomendable que el plan de evento se elabore con varios meses de anticipación aunque ello dependerá de la envergadura del evento. En el plan de evento se debe especificar por escrito la fecha y hora, lugar, presupuesto, cronograma de actividades previas y durante el evento.

4. Preparación del evento

En este caso, basándose en el cronograma de actividades previas al evento que se había elaborado en el plan de evento. Algunas actividades a realizar podrían incluir la contratación del personal necesario, la capacitación de los trabajadores que participarán en el evento, el alquiler de las instalaciones y equipos, el decorado de las instalaciones, el diseño y la distribución de las invitaciones, la promoción del evento, la búsqueda de auspiciadores, etc.

5. Desarrollo del evento

Y una vez llegada la fecha del evento se procede al desarrollo del mismo, basándose en el cronograma de actividades durante el evento que se había elaborado en el plan de evento. Algunas actividades a realizar podrían incluir la bienvenida de los invitados, la presentación de los expositores, la coordinación con el equipo técnico, la supervisión del personal, el control de la seguridad, la distribución de los alimentos y bebidas, etc.

6. Evaluación del evento

Se debe realizar un informe sobre los sucesos importantes acontecidos durante el evento, y luego, evaluar si se cumplieron con los objetivos propuestos, si los resultados fueron satisfactorios, si se creó una buena impresión en los invitados o asistentes, si el presupuesto fue sustentado, etc.

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Los diferentes tipos de eventos son muy importantes para las empresas, ya que todos ellos se realizan con un objetivo que beneficie a la misma. ¿Haz tenido alguna experiencia al organizar un evento?.

Fuente: Crecenegocios

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