Cómo administrar el uso de dispositivos en las reuniones de trabajo

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Es cierto que la tecnología es una herramienta que facilita y perfecciona las tareas cotidianas en las empresas y es un aliado de los resultados instantáneos, pero hay que aprender a utilizarlos para que no se conviertan en una distracción en las reuniones de trabajo.

En todas las empresas se deben de implementar reglas para el uso adecuado de dispositivos en el ambiente laboral, así como un reglamento para el uso de tecnología en las juntas de las empresas, es cierto que la tecnología nos ayuda a mejorar nuestras tareas cotidianas, pero un uso inadecuado de las mismas puede traer resultados contraproducentes.

Cada empresa es un caso muy particular, por lo que los encargados del área de RH deben evaluar la situación de la empresa, no obstante, cualquiera que sea el caso, hay ciertas recomendaciones para el uso de la tecnología durante las juntas empresariales:

Reglas de etiqueta para el uso de dispositivos

Siempre en modo vibración: Cuándo vas al cine sueles poner tu celular en modo silencioso, lo mismo aplica para una junta de trabajo. La mayoría de las veces los temas a tratar en una junta son primordiales para los proyectos y objetivos de la empresa, para ello se necesita atención y participación por parte de los colaboradores; el tono de un télefono móvil puede ser molesto y hasta desconcertante para algunos, es por ello que la mejor opción al entrar a una junta es ponerlo en modo vibrar.

Nunca apagues tu celular: La mayoría de los gerentes de Recursos Humanos aseguran que la solución para no interrumpir en una junta no es apagar el celular. En la actualidad, los dispositivos móviles son, muchas veces, la única forma de comunicación con tus clientes y proveedores, es por ello que al entrar a una junta no se recomienda apagar el equipo, además de que causa tensión al sentirse desconectado. Si es una llamada importante, tus colaboradores y compañeros entenderán que es necesario tomarla.

¿Cuándo salir a contestar? Este punto es muy sencillo: en caso de emergencia. No todas las llamadas son de emergencia, es por ello que debes poner particular atención en qué persona te llama y para qué asunto, para ello se recomienda guardar todos los números en la lista de contactos. Otra de las veces en las que es necesario contestar una llamada es un asunto familiar, si algún miembro de tu familia llama más de dos veces a tu móvil puede ser una emergencia; lo mejor es contestar.

El correo en su lugar: Muchas veces los colaboradores justifican el uso de dispositivos para revisar sus correos particulares y los de la empresa, si es así, no lo hagas. El chequeo de correos es de asunto particular, por lo que se recomienda evitar estas prácticas durante juntas y reuniones, es molesto para los expositores perder la atención de sus compañeros por revisar sus correos. Si es urgente seguramente recibirás una llamada o, en su caso, pide a tu equipo que en el subject indique la importancia del asunto.

Tablets o no tablets: Cada vez es más común el uso de tablets durante las juntas de las empresas, estos dispositivos facilitan la proyección de diapositivas, videos y gráficas, pero el uso de estos dispositivos debe estar limitado a los expositores.

El uso de estos dispositivos en las juntas no siempre es la mejor opción. Muchas veces lo colaboradores suelen estar haciendo todo, menos tomando notas. El uso de estos aparatos no es 100% necesario en las juntas, por lo que las empresas deben limitar su uso.

Baja el volumen: Si entras con algún dispositivo a las juntas, la mejor opción es que bajes el volumen cuando entres, la llegada de notificaciones, correos, alertas o recordatorios puede interrumpir la junta. Si mantienes nulo el volumen, evitarás distracciones por parte de tus colaboradores.

Controla el brillo de tus dispositivos: Muchas ocasiones durante la presentación de algún proyecto o diapositivas, las luces en la sala de juntas se apaga, el tener tus dispositivos con un brillo inadecuado podría interrumpir o distraer a tus compañeros de trabajo, es por ello que se recomienda ajustar tus dispositivos móviles antes de entrar a una reunión.

Vía: Alto Nivel

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