7 herramientas para que una empresa se suba a la nube de Google

google

Subirse a la nube está de moda. Pero, a pesar de las ventajas que ofrece la tendencia cloud, aún existen sectores muy reacios a la transición y prefieren seguir pagando por el mantenimiento de tecnología propia.

¿Qué es la nube?

Llamado “the Cloud” en inglés, en realidad la nube es una metáfora empleada para hacer referencia a servicios que se utilizan a través de Internet.

Antes del concepto de la nube, el procesamiento y almacenamiento de datos se hacían en tu computadora; en cambio, computación en la nube -cloud computing- permite una separación funcional entre los recursos que se utilizan y los recursos de tu computadora, esto es: se utilizan recursos en un lugar remoto y que se acceden por Internet.

Suscríbete a nuestro boletín informativo


Y sin que uno pueda percibirlo siempre se está haciendo uso de servicios en la nube. Un ejemplo típico es usar una página web para acceder a una cuenta de correo en Hotmail, Google o Yahoo, por mencionar unos cuantos.

YouTube es otro ejemplo: es un servicio que está en la nube, ya que el almacenamiento de los vídeos se hace en un servidor remoto, lejos de tu computadora.

En este sentido, existen numerosas empresas que ofrecen distintos servicios para subirse a la nube, pero hoy mostramos un caso sui géneris : la de una empresa que se subió a la nube usando 7 herramientas gratuitas de Google y que gradualmente escaló su servicios virtuales.

Se trata de la empresa mexicana TDR de transportes y logística que, a dos años de haber mudado su tecnología a la nube, actualmente comparte los resultados de una apuesta “sencilla, práctica y muy rentable”.

1. La nube desde cualquier lugar

Ellos señalan que llegar a la nube fue una transición muy sencilla. TDR funciona con base en la comunicación y la colaboración de todas las partes involucradas en cada fase, de tal forma que con la posibilidad de compartir un archivo o una carpeta entera en la nube, en lugar de enviarlos por correo o copiarlos en una memoria externa, vino a facilitar los procesos, a optimizar los tiempos y a mejorar los resultados.

De tal forma que con Google Drive, cada usuario tiene la posibilidad de subir y compartir lo que hace desde cualquier dispositivo de forma segura, eficiente y rápida.

2. Correo electrónico colaborativo

A pesar del apogeo de otros canales de comunicación como las redes sociales o el teléfono celular, el correo electrónico es el medio fundamental para cualquier empresa, pero, históricamente, la creación y mantenimiento de un servidor corporativo (tunombre@tuempresa.com) ha implicado un gasto significativo y ha sido una herramienta aislada.

TDR vio este detalle y decidió mudarse a Google Apps for Business, una suite que ofrece distintas herramientas para crear procesos de trabajo en la nube mucho más colaborativos, seguros y considerablemente menos costoso.

De tal modo que con este servicio se puede configurarse en cualquier smartphone y tiene asistencia sin conexión, es decir, el usuario puede seguir trabajando incluso sin red.

3. Calendario colectivo

TDR cambió la forma de ordenar y coordinar sus actividades de manera virtual con Google Calendar, a través del cual optimizan tiempos, los colaboradores marcan y desmarcan sus actividades en tiempo real, lo que ha optimizado la organización para la empresa, sin importar dónde estén sus empleados.

Con Google Calendar, que es una herramienta colaborativa, todos los perfiles activos tienen la opción de subir y publicar calendarios en la red, de tal manera que todos tienen accesos y visibilidad sobre los tiempos y las actividades de cada proceso.

4. Todos los documentos, un solo archivo

Antes, el correo electrónico era la única forma de enviar la primera versión, recibir la segunda, corregirla y agregar más datos para enviar la tercera y ya era ganancia que el cuarto intento fuera el definitivo. Así solían ser los procesos para la creación de cualquier tipo de documento.

Con la herramienta Google docs, los usuarios pueden crear hojas de texto, hoja de cálculo y presentaciones de forma colectiva, de tal manera que no hay más que una versión, disponible en cualquier dispositivo conectado en la red.

5. Hangouts, las nueva forma de hacer juntas

Ya no hay impedimentos para organizar y asistir a una junta o presentación para un cliente, ya que antes, la limitante era física, y siempre estaba latente la posibilidad de un retraso, un embotellamiento o cualquier eventualidad que te impidiera llegar a una junta de negocios. Ahora ya no.

Con esta herramienta, se puede trabajar de forma colectiva mientras ves a 15 personas sin importar que cada una esté en lugares distintos. Más que una videollamada, los hangouts podrían considerarse como la nueva forma de hacer juntas o conferencias de trabajo, incluso, a través de un smartphone o tableta.

6. Google Sites, el nuevo periódico mural

Luego de haber salido de una junta y tratar de comunicar los acuerdos para un nuevo proyecto o una nueva estrategia, los métodos solían ser de boca a boca, con cartulinas, rotafolios o en el mejor de los casos con circulares impresas. Un proceso lento e ineficiente.

Google Sites es una aplicación que permite publicar contenidos, manuales, instructivos, reglamentos o cualquier información que se necesita compartir con los colaboradores o con clientes. Se trata de un pequeño sitio, predeterminado con algunas plantillas que funcionan según lo que se quiera comunicar y que pueden funcionar a manera de miniblog o mini red social.

7. Google maps

Esta herramienta es más común, y como el caso de éxito es de una empresa transportista, trasladar las rutas a una pantalla vino a revolucionar la forma en que calculaban riesgos, tiempos e itinerarios.

La geolocalización se ha vuelto parte esencial en la forma de hacer negocios, es por eso que se considera esencial el uso de esta herramienta para cualquier sector empresarial, ya que la suite de Google Apps es tan democrática y universal que está diseñada para ofrecer mejores resultados a todos.

Al margen de personalizar las herramientas que cada empresa necesite, ¿crees que los costos por este servicio son más bajos que si se pagan los servicios de forma independiente?

Vía: managementjournal
Foto: abc

Artículos Relacionados

comments