El almacenamiento no es ilimitado en las empresas

Muchas empresas tienen que desarrollar sus trabajos por fases o proyectos. El problema es que muchas veces no disponen de la organización adecuada. En el caso de montar una organización por carpetas nos podemos encontrar con la carpeta del proyecto, que puede contener a su vez las carpetas de proyecto, ejecución y entrega, por poner un ejemplo.

De esta forma, en un mismo proyecto hemos casi triplicado la información que deberíamos guardar de dicho proyecto. Aunque sean departamentos diferentes los que ejecutan cada una de las fases se debe organizar una organización más eficaz para evitar tener triplicado este espacio. Un software que permita tener un control sobre el uso de las versiones de documentos o un gestor documental en caso de necesitarlo pueden sernos de ayuda.

Además hay que tener cuidado con el escáner u otros elementos de red que manden los documentos que procesan directamente a un almacenamiento en el servidor. Este puede ser el caso de una fotocopiadora multifunción con conexión de red que utilicemos para este tipo de cuestiones. En muchas ocasiones se escanea el documento, se copia y se lleva al disco local del usuario para su edición.

Y se olvidan del documento. De esta manera se van acumulando en el servidor una serie de imágenes que al final no se sabe si se pueden borrar, si ya se han copiado por los usuarios o no. Si utilizamos funcionalidades semejantes es necesario tener una política clara para evitar que se convierta en una carpeta que poco a poco nos va comiendo el espacio disponible.

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Lo mismo podríamos decir con el envío de ficheros adjuntos en el correo electrónico. Un número muy alto de dichos correos se mueven en las empresas a nivel interno. De un departamento a otro no podemos enviarnos un archivo por correo electrónico, sino que debemos enviarnos el enlace o la ruta a dicho documento en el servidor. De esta manera también haremos que tantos nuestros buzones como nuestro servidor de correo necesiten menos espacio.

Por supuesto una política clara de correos corporativos sin mezclar con los personales. Casi es mejor dejar que los usuarios puedan consultar sus cuentas de correo personales de Yahoo, Gmail, etc. en determinados momentos del día que acaben por utilizar la cuenta de trabajo como forma de comunicación personal.

En muchos casos el problema en el uso del espacio viene de la consideración que hacen del mismo los usuarios. No es lo mismo el espacio que tenemos en los discos duros de las estaciones de trabajo, que en la mayoría de los casos está infrautilizado, y donde se suele permitir a los usuarios guardar sin limitaciones que el uso del espacio compartido en el servidor, que aunque parezca infinito un mal uso del mismo nos llevará a agotarlo rápidamente.

Fuente: Tecnología Pyme

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