Aplica estas 11 estrategias para gestionar un correo electrónico

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Tener una cuenta de correo electrónico se ha vuelto una cuestión “necesaria” en la vida de toda persona, ya bien sea por motivos personales o laborales, basados en la tecnología que la web ofrece, por lo que crear una cuenta de correo electrónico es básico.

Así que el e mail prácticamente ha desplazado al correo postal, siendo mucho más rápido y económico. Para lograr hacerlo, se deberá rellenar con los datos los campos que el sistema pida y buscar una contraseña que sea segura.

Un estudio de la Universidad de Londres, encontró que aquellos que constantemente comprueban su correo electrónico podrían ver una caída del índice de inteligencia de 10 puntos.

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No sólo eso: algunas empresas de estimación pueden perder 650 mil millones dólares de dólares anuales gracias a la bandeja de entrada que se encuentran en desorden.

Estrategias para gestionar un correo electrónico

Entonces, ¿qué se puede hacer para prevenir esta pérdida de tiempo, dinero y energía? Aquí están 11 estrategias para gestionar un e mail acertadamente.

1. Tomar atajos

Escribir las respuestas con plantilla que puede ser fácilmente actualizados para agilizar el proceso de respuesta. Google Labs, por ejemplo, ofrece una opción llamada “respuestas enlatadas”. Para crearlas hay que pensar “será que alguien me haga esta pregunta de nuevo” cuando se escribe en cualquier correo electrónico.

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2. Escribir las mejores líneas de sujeción

Añadir un verbo para una línea de asunto – confirmar, discutir, revisar – ayuda a mejorar a que el destinatario entienda lo que tienen que hacer. Hay que preguntarse a sí mismo, ¿este asunto tiene las palabras clave que se necesita para encontrarlo fácilmente en el futuro?

3. Debe ser sencillo

El experto en productividad, Jason Womack, sugiere que uno deba guardar correos electrónicos a un tema. Dice que la gente responderá sólo cuando tienen respuestas a todas las preguntas que han preguntado por lo que un simple correo electrónico puede garantizar una respuesta más rápida.

4. Las mágicas 5 preguntas del e mail

Un correo electrónico efectivo debe responder a estas preguntas:  ¿quién es usted?, ¿qué se quiere? ¿porque lo preguntas?,¿por qué debo ayudar? ¿que sigue? Si se puede, tratar de responder al menos 3  de estas interrogantes.

escribir e mails

5. Designar el tiempo

Los expertos recomiendan consultar el correo electrónico sólo 2-4 veces al día y leerlo solamente 45 minutos por sesión.

6. Ser como la BBC

¿Siente la necesidad de realizar un seguimiento? Hay que considerar entonces a la BCC que hace el seguimiento de los correos electrónicos para luego moverlos a una carpeta denominada “Seguimiento”.

7. Escribir, hablar o llamar

Cuando una discusión conduce a más de dos correos electrónicos, hay que coger el teléfono o estar en el chat. Se puede dar el número telefónico a la gente de su confianza para transmitir mensajes urgentes, especialmente si uno está fuera de la oficina.

8. Entrenar a los colegas

Si se instaló una conversación, escribir “ninguna respuesta necesaria” para evitar más mensajes de correo electrónico en su buzón. Haga hincapié en que miembros del personal no deben sentir la necesidad de responder a un correo cuando pueden no mejor respuesta a una pregunta.

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9. No responder

Responder sólo cuando sea necesario y no se debe perder el tiempo tratando de entender una petición que no fue bien pensado, para empezar.

10. Automatizar todo

Cancelar la suscripción a boletines de noticias no deseados, otros directos a carpetas específicas de forma automática y mover todo lo que no necesita de inmediato a un archivo. Se deben usar herramientas como Google Calendar para programar reuniones, eliminando la necesidad de infinito “cuando eres libre” que son cadenas de correo electrónico.

11. Ser vigilante

Se debe mantener sólo dos tipos de mensajes de correo electrónico en su bandeja de entrada: aquellos que aún no ha leído y los que se necesita de inmediato. Una vez que haya recortado la bandeja de entrada, se puede centrarse sólo en los mensajes pertinentes a lo que estás trabajando ahora.

Vía: Entrepreneur.com
Foto: interflicto.com

Mira este video: Cómo escribir Un Correo Electrónico o E-mail correctamente

https://www.youtube.com/watch?v=IDkGrGJKI-I

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Autor entrada: Equipo Pymex S