El chat, ¿es el sistema ideal de comunicación para las empresas?

chat para empresas

La mensajería instantánea es una herramienta que sirve para acortar distancias. Por ejemplo, con el chat, los usuarios optaron por usar este medio de comunicación por encima de alternativas como las llamadas o los correos electrónicos. Pero, ¿es ideal para las empresas?

Inicios del 2000. El correo electrónico se popularizó en las oficinas. Era la forma más rápida y eficaz para trasladar mensajes entre jefes y colaboradores, o entre colegas de trabajo.

Sin embargo, con el correr de los años se vieron los principales problemas del correo: tiempo perdido en mensajes intrascendentes, spam, o información que quedaba en el limbo al no ser leída.

Con la llegada de Facebook, y posteriormente What’sApp y Snapchat, se abrió una posibilidad nueva para la comunicación empresarial. Sin embargo, aún no son tomadas en serio por la mayoría de compañías. ¿Por qué no hacerlo cuando las ventajas parecen evidentes?

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El chat, ¿un vehículo de comunicación empresarial?

Aproximadamente, un empleado promedio destina más de 20 minutos diarios a revisar su bandeja de correo electrónico. Más del 80% de información que recibe es completamente irrelevante para su quehacer diario. E, incluso, información que él considera importante puede pasar directamente a la bandeja de correo no deseado, sin él saberlo.

Con la aparición del chat, todos estos problemas parecen haberse quedado en el pasado. El chat permite comunicación instantánea con una o varias personas a la vez, la información no deseada puede eliminarse inmediatamente, no necesitas estar conectado a tu computadora o Smartphone, y por supuesto, ninguna información importante se pierde en el camino. Sin embargo, muchas empresas ven el chat un sistema de comunicación informal, optando en su reemplazo por los servicios de mensajería instantánea de sus propios intranet, que para decir verdad, son poco o jamás usados por sus propios empleados.

Temores a vencer

El principal problema que afrontan muchas empresas para declarar al chat como un vehículo oficial de comunicación es por el temor de que se filtre información personal a través de ésta. Por supuesto, que el uso de este sistema de comunicación tiene que ser debidamente conversado entre todo el personal antes de su implementación. Nada de información personal o de conversación de tinte humorístico (por favor, no más videos de gatos asustados por un pepino) deben convertirse en las bases para una comunicación efectiva dentro de la empresa.

También deben contemplarse algunos protocolos básicos de comunicación, tales como:

  • Las conversaciones deben ser iniciadas por los jefes o encargados de área, para evitar que informaciones de interés nulo formen parte del grupo de chat.
  • El chat debe limitarse exclusivamente a indicaciones o normativas directas. Para información más clasificada hay que seguir usando el correo electrónico.
  • Evitar el uso de emoticones, replana o lenguaje ideográfico ininteligible para la mayoría de las personas que conforman el grupo de chat.
  • Responder siempre por el mismo canal por el que se emite el mensaje inicial. En otras palabras, si un jefe hace un pedido a través del chat de Facebook, la respuesta de los integrantes no debe darse por What’sApp, Snapchat, o el correo electrónico.
  • Utilizar un nombre y una foto reconocibles. Nada de nicknames extraños ni de fotos curiosas como avatar.

Vía: elnuevodia.com / gestion.pe
Foto: shutterstock.com

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