Tips para organizar una videoconferencia online

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El lugar donde se realiza y la formalidad son dos de los puntos principales para realizar una videoconferencia online que revele el profesionalismo de la empresa en la comunicación.

Si bien es cierto que una videoconferencia se puede hacer en cualquier lugar con tal que se tenga conexión a Internet, no significa que se descuide el ambiente en que se llevará  a cabo la conversación.

Por ello se recomienda que se considere el sitio en que se realizará la plática online. Muchas veces las conferencias están en agenda, lo que brinda la oportunidad de analizar dónde se realizará.

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Consejos

En este sentido, hay ciertos consejos para las siguientes situaciones :

Persona-persona : se debe verificar que sea en un sitio no muy concurrido. Por ejemplo, si es en un hotel lo recomendable es que se programe en el lobby para una mayor privacidad; si es un restaurante, verificar que sea en el salón más privado para evitar los molestosos ruidos.

En grupo : hay que cuidar que la sala de la videoconferencia cuente con luz y ventilación adecuada y donde las puertas puedan cerrarse. Hay que evitar organizarlas en salones oscuros ya que afecta la visibilidad de la videoconferencia.

Otros detalles

También hay que considerar otros aspectos sobre el lugar en que se realizará la videollamada. Por ejemplo, evitar lugares que tengan demasiada iluminación o poca iluminación. Hay que elegir un punto medio.

De igual modo se recomienda buscar un lugar en el que uno se sienta cómodo, pero no es ideal hacerlo en un sofá tipo casa, ya que brindará una imagen de poco profesionalismo e informalidad.

Reglas de etiqueta

Debido a la formalidad de las videoconferencias, es importante que uno tome en cuenta los siguientes aspectos:

Vestimenta :  una videollamada no es sinónimo de informalidad. Cualquier reunión de negocios, ya sea de forma presencial o no, se debe vestir con la ropa adecuada. En caso de los hombres, saco y corbata, mientras que las mujeres deben estar ataviadas de blusa y saco.

Definir los temas :  si la videollamada o videoconferencia está programada, entonces se debe programar los temas a tratar y tener las ideas principales en mente.

Tomar apuntes : durante la videoconferencia aparecerán temas trascendentales que se verán en reuniones posteriores. Es por ello que se debe tomar nota de las ideas y propuestas más importantes. Una buena opción es grabar las videoconferencias.

¿Conoces otros aspectos que se debe considerar a la hora de realizar una videollamada? ¿Qué recomendaciones brindarías según tu experiencia?

Vía: AltoNivel

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Autor entrada: @Equipo Pymex M

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