Empresas: Claves para un buen gestor documental

Por lo general, en muchas empresas llega la hora de hacer balance y organizar toda la documentación de la empresa, para hacer esto lo hacemos por ciclos, ya sean anuales, semestrales, etc.

Llegado este momento es cuando nos damos cuenta de la cantidad de información que manejamos y cómo la organizamos. Por eso muchas empresas pueden plantearse el uso de un gestor documental para organizar todos estos archivos. Para empezar debemos considerar si la organización de archivos que tenemos es adecuada o no.

Para tener un buen gestor documental necesitamos tener algunos requisitos importantes:

Potente buscador que nos permita encontrar un documento introduciendo múltiples criterios de búsqueda, de manera que tengamos la agilidad necesaria para encontrar el primer proyecto enviado hace dos años para una empresa que finalmente no aceptó nuestro presupuesto, pero que nos interesa recuperar por cualquier motivo.Introducir etiquetas o tags, en los documentos no ayudará mucho a su búsqueda y organización.

Flujos de trabajo a través de los cuales se definan acciones que debemos llevar a cabo. Es decir, si a través de este gestor podemos incluir la solicitud de vacaciones debería llegarle un correo electrónico a nuestro responsable del departamento que debe autorizarlas avisándole de la solicitud. Los flujos de trabajo ayudará a amortizar rápidamente la inversión realizada en el gestor documental puesto que mejora mucho la productividad.

Digitalización documental porque cuando no podemos mantener papel por un lado y documentación digital por otro. Cuando los documentos los creamos nosotros no hay problema, pero cuando nos llegan de clientes, proveedores, etc. tenemos que tener facilidades para integrarlos dentro de nuestro sistema de gestión documental.

Sistema de versiones, una de las cuestiones claves que nos ayudará a mejorar el uso que hacemos de un documento mientras está vivo, en creación. Muchas veces pensamos en el gestor documental como algo que nos ayuda para el archivo y organización, pero también debemos aprovechar sus funcionalidades cuando estamos trabajando el documento, y las partes implicadas realizan cambios en el mismo, de manera que podamos comparar versiones, ver los cambios de forma sencilla, etc.

Comentarios y avisos que es una parte fundamental para poder comunicarnos y aligerar el correo electrónico de nuestra empresa. Los comentarios incluidos en el documento que hemos puesto llegarán a los implicados que se hayan suscrito con mediante RSS al documento, por ejemplo, de manera que las versiones, comentarios, cambios, o acciones que hayamos realizado les llegarán mediante un aviso a las personas implicadas o responsables del documento.

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